Skorzystaj z programu
W tym dziale:
Często zadawane pytania (101)
Dział, w którym się znajdujesz, może Tobie pomóc w uzyskaniu szybkiej odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. W przypadku, gdy nie znajdziesz tu odpowiedzi na interesujący Cię temat prosimy o kontakt z Punktami Informacyjnymi Funduszy Europejskich.
Zobacz artykuły...Dowiedz się, w jakich instytucjach możesz ubiegać się o dofinansowanie w formie pożyczki, venture capital itp.
Dowiedz się więcej o dofinansowaniach zwrotnych - innym sposobie na wsparcie Twojej inwestycji
Dowiedz się, z jakich funduszy pochodzą środki programu, jak zostały podzielone na poszczególne dziedziny wymagające wsparcia i jakie są zasady finansowania projektów.
Z pieniędzy pochodzących z Regionalnego Programu dla województwa łódzkiego są realizowane projekty o kluczowym znaczeniu dla rozwoju regionu. Dofinansowanie mogą otrzymać różnorodne rodzaje projektów.
Na co fundusze?
Część środków skierowana jest na przedsięwzięcia typowo inwestycyjne – począwszy od tych wspierających przedsiębiorców, poprzez infrastrukturę telekomunikacyjną, drogową i sanitarną, aż po działania mające na celu ochronę środowiska czy infrastruktury i ochrony zdrowia.
Obok działań inwestycyjnych w programie, specjalna pula środków przeznaczona jest na wspieranie osób mających trudności na rynku pracy, a także chcących założyć własną firmę lub podnieść swoje kwalifikacje. Dofinansowanie otrzymają projekty mające na celu rozwój i właściwe ukierunkowanie edukacji w sposób zwiększający szanse absolwentów na znalezienie pracy. Promowane będzie też nawiązywanie i zacieśnianie więzi oraz współpracy pomiędzy przedsiębiorcami a naukowcami.
W tej sekcji dowiesz się więcej o tym, dla kogo jest Program.
Bardzo ważne jest, abyś podczas realizacji projektu zbierał wszelkie związane z nim dokumenty. Będziesz musiał je przedstawić wraz z wnioskiem o płatność, aby otrzymać wypłatę przyznanego dofinansowania. Niezbędne są wszelkie dokumenty potwierdzające nabycie i instalację środków trwałych, budowę obiektów czy skorzystanie z usług przewidzianych w projekcie. Wymagane są przede wszystkim faktury i potwierdzenia przelewów, ale również protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług. Jeżeli w ramach projektu zatrudniałeś pracowników – niezależnie od tego czy ich wynagrodzenie podlegało dofinansowaniu – musisz dysponować pełną dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie obiektywnego procesu rekrutacji, zawarcie umów oraz wywiązywanie się z zobowiązań wobec zatrudnionych, ZUS i Skarbu Państwa. Wynagrodzenia wypłacane z dofinansowania należy udokumentować poprzez przedstawienie list płac.
Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu – np. pieczątką zawierającą taką informację. Ma to zapobiec próbom wykorzystania tego samego dokumentu do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie.
Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana odrębna ewidencja księgowa może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach.
Wszystkie płatności w projekcie muszą się odbywać za pośrednictwem osobnego konta bankowego wskazanego w umowie dotacji.
Dokumentacja finansowa w projekcie może podlegać kontrolom. Czasem odbywa się to już podczas weryfikacji wniosków o płatność (jeśli zasady rozliczania wymagają dołączenia kopii tych dokumentów), a czasem dopiero podczas kontroli na miejscu realizacji projektu czy siedzibie beneficjenta. Jesteś zobowiązany każdorazowo udostępnić dokumenty związane z projektem osobom kontrolującym – zarówno z instytucji związanych z Funduszami Europejskimi, jak i np. z kontroli skarbowej.
Pełna dokumentacja powinna być przechowywana w Twojej siedzibie (poza wyjątkowymi sytuacjami, kiedy trzeba ją zdeponować w archiwum), zarówno przez cały czas realizacji projektu, jak i w wymaganym okresie archiwizacji wskazanym w umowie o dofinansowanie.
Dotacja jako całość rozliczna jest zawsze po zrealizowaniu wszystkich planowanych w projekcie działań i pokryciu ich kosztów. Po zakończeniu projektu jesteś zobowiązany złożyć sprawozdanie z jego realizacji wraz z wnioskiem o płatność końcową. W dokumencie tym przedstawiasz szczegółowe zestawienie rzeczywiście poniesionych wydatków, w podziale na wkład własny i dofinansowanie. Podajesz też informację o łącznej wartości otrzymanych dotąd środków – wypłaconych w formie zaliczki lub częściowej refundacji oraz różnicy w stosunku do przysługującego Ci wsparcia. Na tej podstawie otrzymujesz ostatnią transzę dofinansowania lub dokonujesz zwrotu nadpłaconych środków.
Rozliczeniu końcowemu zawsze towarzyszy kontrola projektu. Weryfikowane jest, czy wszystkie działania zostały rzeczywiście zrealizowane, a koszty prawidłowo poniesione. Błędy lub braki mogą skutkować redukcją, a w skrajnych przypadkach cofnięciem dofinansowania.
Dotacja może być wypłacana jednorazowo lub w częściach. Można ją otrzymać w formie refundacji już poniesionych wydatków albo w postaci zaliczki (czyli przed dokonaniem wydatków).
Wypłata jednorazowa ma najczęściej miejsce w mniejszych projektach, których realizacja przebiega dość szybko – na przykład zakup maszyny przez przedsiębiorstwo. W takim przypadku najpierw ponoszone są wydatki ze środków własnych, a po wykonaniu i opłaceniu wszystkich działań w projekcie występuje się o ich częściową refundację.
W przypadku projektów bardziej skomplikowanych i rozłożonych w czasie najczęściej mamy do czynienia z wypłatą dotacji w kilku częściach. Ponoszone wydatki rozliczane są stopniowo, z reguły co trzy miesiące. Na tej podstawie przekazywana jest częściowa refundacja.
Dopuszczalne jest też korzystanie z zaliczek na poczet planowanych wydatków. Można o nie występować zaraz po podpisaniu umowy o dofinansowanie. Po wykorzystaniu przekazanych środków przedstawia się instytucji obsługującej projekt sprawozdanie z realizacji dotychczasowych działań oraz dokonanych płatności, wraz z wnioskiem o wypłatę kolejnej transzy zaliczki. Czynność taka – podobnie jak w przypadku częściowej refundacji – powtarzana jest zazwyczaj nie rzadziej niż raz na trzy miesiące. Szczegółowe zasady korzystania z zaliczek mogą się różnić, w zależności od rodzaju realizowanego projektu. Określa je każdorazowo umowa o dofinansowanie.
W tym miejscu znajdziesz informacje o dokumentach niezbędnych przy realizacji projektów dofinasowanych z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020.
Na każdym etapie, począwszy od starania się o wsparcie unijne, a skończywszy na rozliczeniu/zamknięciu projektu, należy korzystać ze wzorów dokumentów takich jak: wzór wniosku o dofinansowanie, wzór umowy czy wzór wniosku o płatność. Jednak dokumenty te mogą różnić się w zależności od konkursu, w którym bierze się udział. Istotne jest, aby korzystać z ich aktualnych wersji.
W każdym ogłoszeniu o naborze wniosków znajdują się niezbędne wzory dokumentów. Stanowią one załączniki do regulaminu konkursu.
Dla wybranych programów i działań zostały przygotowane także ogólne wzory dokumentów, przedstawione poniżej.
Wniosek o dofinansowanie
Jednym z podstawowych dokumentów, które są wymagane przy ubieganiu się o wsparcie, jest wniosek o dofinansowanie.
We wniosku o dofinansowanie należy dowieść, że dany projekt spełnia wszystkie warunki określone w regulaminie konkursu i wpisuje się w cele Programu. Wnioski składa się w ściśle określonych terminach wskazanych w ogłoszeniu o konkursie.
We wniosku o dofinansowanie muszą się znaleźć następujące informacje:
- ogólne informacje o projekcie (m.in. Program/Priorytet/Działanie/Poddziałanie, tytuł i opis projektu, wartość i rodzaj projektu),
- miejsce i termin realizacji,
- klasyfikacja (m.in. zakres interwencji, forma finansowania, rodzaj działalności gospodarczej),
- informacje o wnioskodawcy (m.in. NIP, nazwa, dane teleadresowe, forma prawna),
- kwestie finansowe (m.in. budżet projektu, źródła jego finansowania).
Wzór wniosku o dofinansowanie stanowi załącznik do regulaminu konkursu. W zależności od konkursu wnioski należy złożyć w wersji papierowej.
Nie wolno zapomnieć także o załącznikach do wniosku o dofinansowanie. Wykaz wymaganych dokumentów oraz, w razie potrzeby, ich wzory znajdują się w dokumentacji konkursowej.
Umowa o dofinansowanie
Jeżeli w wyniku oceny wniosek zostanie wybrany do dofinansowania, z projektodawcą zostanie zawarta umowa o dofinansowanie.
Określa ona zasady, na jakich przyznano środki oraz podstawowe obowiązki związane z realizacją projektu i jego rozliczeniem. Przed podpisaniem umowy należy zgromadzić wymagane załączniki. Najczęściej wymaganymi są: aktualny wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego, zaświadczenia o niezaleganiu w opłatach podatków i składek ZUS, zaświadczenie o niekaralności, a także dokumenty specyficzne dla danego projektu.
W umowie o dofinansowanie znajdują się takie informacje, jak:
- ogólne informacje (m.in. identyfikacja projektu, Program/Priorytet/Działanie/Poddziałanie, nazwy instytucji zawierającej umowę i odpowiedzialnej za sprawdzanie wniosków o płatność, termin realizacji, kwestie finansowe),
- informacje o beneficjencie (m.in. NIP, nazwa, dane teleadresowe, forma prawna, numer rachunku bankowego),
- zasady przekazywania środków unijnych (m.in. terminy przekazania, poziom dofinansowania, warunki otrzymania transzy, określenie zaliczkowania bądź refundacji wydatków),
- zasady rozliczania projektu,
- obowiązki beneficjenta (m.in. obowiązki informacyjno-promocyjne, sprawozdawczość w projekcie, zachowanie zasady konkurencyjności, ochrona danych osobowych, itp.)
- zasady monitorowania i kontroli projektu,
- warunki rozwiązania umowy o dofinansowanie.
Wzór umowy o dofinansowanie - tak jak wzór wniosku - stanowi załącznik do regulaminu konkursu.
Do umowy załączana jest treść wniosku o dofinansowanie, który złożono w ramach konkursu.
Wniosek o płatność
Środki z RPO WŁ wypłacane są na podstawie wniosków o płatność. We wniosku o płatność należy wskazać okres, który on rozlicza oraz uzupełnić informacje o wydatkach, refundacjach/zaliczkach, kategoriach kosztów, wpisać źródła finansowania wydatków, przedstawić zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki oraz wskazać wartości wskaźników osiągnięte dla danego okresu sprawozdawczego. Wnioski o płatność są podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej.
Po zakończeniu projektu w terminie określonym w umowie o dofinansowanie beneficjent jest zobowiązany złożyć wniosek o płatność końcową. Na tym etapie następuje ostateczne rozliczenie projektu, weryfikowane jest m.in. to, czy wszystkie koszty zostały prawidłowo poniesione.
- Wzór wniosku do działania VIII.1 Wsparcie aktywności zawodowej osób po 29. roku życia przez powiatowe urzędy pracy
- Wzór opisu do faktury
- Podręcznik Beneficjenta SL 2014
- Wzór wniosku o płatność
- Metodologia obliczania wartości wydatków kwalifikowanych objętych limitami
- Wzór oświadczenia Beneficjenta o przestrzeganiu zasad trwałości projektu
1. Kto może otrzymać dofinansowanie
O dofinansowanie projektu z Funduszy Europejskich może wnioskować każdy, z wyjątkiem osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, czyli osób prywatnych. W zależności jednak od specyfiki projektu, określane są warunki, które musi spełnić jego przyszły realizator.
Osoby prywatne mogą natomiast korzystać ze wsparcia w sposób pośredni – biorąc udział w realizowanych projektach, np. uczestnicząc w szkoleniach, wynajmując powierzchnię biurowo-laboratoryjną w inkubatorach przedsiębiorczości, czy też otrzymując grant lub pożyczkę na założenie firmy.