Projekt nr WND-RPLD.04.02.01-10-0007/18, pn. „Poprawa efektywności energetycznej siedziby Zespołu Tańca Ludowego "Harnam" w Łodzi” złożony przez Miasto Łódź uzyskał pozytywną ocenę merytoryczną, w wyniku której otrzymał 76,81% punktów. Nabór nr RPLD.04.02.01-IP.03-10-004/18.

1. Podmiot leczniczy rozważa wysyłanie do kobiet z grupy docelowej zamieszkujących obszar realizacji projektu imiennych zaproszeń na badania. Czy taki wydatek jest kwalifikowalny w projekcie? Czy może być ponoszony z kosztów bezpośrednich w związku z działaniami merytorycznymi?

Odpowiedź:

W przedmiotowym konkursie koszty dotyczące zaproszeń na badania mogą być finansowane, a ich przyporządkowanie do kategorii kosztów bezpośrednich lub pośrednich zależy od specyfiki zaproszeń, szczególnie zakresu i celów, którym mają służyć.
Kwestia zaproszeń jest ściśle związana z rekrutowaniem uczestników do projektu. W świetle Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, co do zasady, prowadzenie rekrutacji w projekcie, w szczególności wyszukiwanie i informowanie uczestników projektu, prowadzenie spotkań informacyjnych o projekcie oraz koszt ogłoszeń rekrutacyjnych w mediach, na plakatach i ulotkach stanowi koszty pośrednie, związane z kosztami administracyjnymi. Ich próg jest ograniczony stawkami (zgodnie z Regulaminem konkursu, Podrozdział 3.4).

Aby móc finansować wydatki dotyczące zaproszeń w ramach kosztów bezpośrednich – związanych z zadaniami merytorycznymi projektu:

• działania w tym zakresie powinny mieć charakter działań świadomościowych, dopuszczonych w konkursie do finansowania w ramach kosztów bezpośrednich, a więc spełniać wymogi zgodnie z załącznikiem nr 16 do Regulaminu konkursu.
  W szczególności w uzasadnieniu wydatku zawartym we wniosku o dofinansowanie (Część VI) należałoby wykazać, że zaproszenia przyczynią się do zwiększenia zgłaszalności na badania (wskazane jest m. in. odniesienie do osób, które nie uczestniczyły dotychczas w badaniach wg. danych wynikających z systemu SIMP) oraz że zaproszenia zawierać będą treści podnoszące świadomość zdrowotną mieszkańców województwa łódzkiego.
  albo
• działania w tym zakresie powinny mieć charakter aktywnych działań rekrutacyjnych z pisma Ministerstwa Rozwoju DZF-IV.7620.124.2017.DS z dnia 04.12.2017 r. – projekt dotyczy grupy docelowej, do której dotarcie jest utrudnione i wymaga działań bezpośrednich lub rekrutacja do projektu wymaga merytorycznej wiedzy i umiejętności uczestników celem zakwalifikowania ich do odpowiedniej formy wsparcia czy na właściwy poziom działań projektu lub rekrutacja wymaga merytorycznej oceny dokumentów składanych przez uczestników.
  Przykładowo na obszarach „białych plam”, mając na uwadze zrekrutowanie osób, które wcześniej nie brały udziału w badaniach, zaproszenia mogły być przekazywane indywidualnie wraz z udzieleniem informacji, w tym mogących rozwiać obawy czy też odpowiadających na inne bariery uczestnictwa w badaniach.

2. Podmiot leczniczy posiada kontrakt z ŁOW NFZ na badania w mammobusie (Rodzaj świadczenia: Profilaktyczne programy zdrowotne; Nazwa produktu kontraktowanego: Program profilaktyki raka piersi – etap podstawowy – w pracowni mobilnej).  Czy możliwe jest sfinansowanie w projekcie kosztów związanych z wyjazdami mammobusu na obszary „białych plam” i obszary słabo zaludnione, aby realizować tam badania w ramach projektu (amortyzacja, paliwo, koszty obsługi, prąd, nocleg, parking, ubezpieczenie, abonament telefoniczny w związku z zapisami na badania)?
Zdaniem podmiotu NFZ finansuje sam koszt badania, przy czym stawki za badanie stacjonarne i w pracowni mobilnej są zbliżone. W praktyce koszty badania w pracowni mobilnej są istotnie większe. W efekcie nie planuje się dojazdu mammobusów do wielu miejsc położonych na obszarach peryferyjnych, słabo zaludnionych województwa, a więc często o słabym poziomie zgłaszalności, ze względu na zbyt wysokie koszty wobec skali potencjalnych badań. Z założeń konkursu wynika, że dotarcie do osób z takich obszarów jest szczególnie ważne.

Odpowiedź:

Z uzgodnień dokonanych z ŁOW NFZ wynika, że rozważane koszty nie są ujęte w stawce za badanie, a zatem mogłyby być finansowane w projekcie.
Zgodnie z zapisami Regulaminu konkursu, Podr. 2.6, ze środków dofinansowania nie może zostać sfinansowany koszt badania mammograficznego uczestnika projektu, którego finansowanie jest zagwarantowane ze środków NFZ. Taki wymóg wynika z Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze zdrowia na lata 2014-2020, Podr. 6.1 pkt 7. Aby nie doszło do podwójnego finansowania wydatków w projekcie dopuszczane jest więc finansowanie tylko takich wydatków, które nie są ujęte w stawce za badanie mobilne finansowane przez NFZ.
Należy zastrzec, że ocena budżetu projektu i zawartych w nim wydatków jest dokonywana na podstawie konkretnych zapisów wniosku o dofinansowanie, z uwzględnieniem racjonalności wydatków oraz efektywności w relacji nakład – rezultat.
Ponadto, IOK rekomenduje, aby działania z wykorzystaniem mammobusu na wskazanych terenach były logicznie i wyraźnie powiązane z działaniami świadomościowymi.

3.  Czy istnieje możliwość w ramach przedmiotowego projektu sfinansować koszty adaptacji/remontu pomieszczenia, w którym mogłyby odbywać się warsztaty informacyjne? W regulaminie konkursu istnieje taka pozycja budżetowa.
a.    Czy w ramach poddziałania możliwe jest przeprowadzenie prac remontowo adaptacyjnych w jednym z pomieszczeń szpitalnych?

Odpowiedź:

Tak. Zgodnie z Regulaminem konkursu, Podr. 3.6, w ramach tzw. cross-financingu dopuszczalne są wydatki w projekcie związane z dostosowaniem lub adaptacją (prace remontowo-wykończeniowe) budynków, pomieszczeń. Powinny być to wydatki, bez których realizacja projektu nie byłaby możliwa, w szczególności w związku z zapewnieniem realizacji zasady równości szans, a zwłaszcza osób
z niepełnosprawnościami. Wnioskodawca powinien więc przeanalizować i uwzględnić te aspekty.

Należy zastrzec, że ocena budżetu projektu i zawartych w nim wydatków jest dokonywana na podstawie konkretnych zapisów wniosku o dofinansowanie, z uwzględnieniem racjonalności wydatków oraz efektowości w relacji nakład – rezultat.
W tym przypadku oceniający mogą w szczególności analizować na podstawie informacji we wniosku czy przewidywane wydatki są racjonalne w kontekście liczby spotkań i liczby ich uczestników.
Za nieracjonalne może zostać uznane finansowanie takiego wydatku w sytuacji zlecania w projekcie realizacji całości lub znacznej części działań informacyjno-edukacyjnych, bądź świadomościowych podmiotowi zewnętrznemu.

b.    Czy koszty te stanowią cross financing i są objęte 10% limitem wydatków?

Odpowiedź:

Tak. Zgodnie z Regulaminem konkursu, Podr. 3.6, wydatki w ramach projektu na zakup środków trwałych o wartości jednostkowej równej i wyższej niż 3 500 PLN netto w ramach kosztów bezpośrednich oraz wydatki w ramach cross-financingu, nie mogą łącznie przekroczyć 10% wydatków kwalifikowalnych projektu, w tym cross-financingu stanowi nie więcej niż 10% finansowania unijnego w ramach projektu.

c.    Czy wyremontowane pomieszczenie może być wykorzystywane również do innych celów aniżeli projektowych?

Odpowiedź:

Tak, pomieszczenia mogą być wykorzystywane do celów innych niż projektowe.

• W sytuacji zamiaru wykorzystywania pomieszczenia w okresie realizacji projektu na potrzeby jego realizacji, ale także innych celów niż projektowe (np. świadczeń finansowanych ze środków NFZ, środków samorządowych), kwota wydatków kwalifikowanych w projekcie powinna zostać odpowiednio skalkulowana – proporcjonalnie do stopnia wykorzystania pomieszczenia na potrzeby projektu. Kalkulacja powinna zostać przedstawiona w częsci VI wniosku (Uzasadnienie kosztów).
• W przypadku zamiaru wykorzystania pomieszczeń w okresie realizacji projektu oraz/lub w okresie trwałości projektu na cele komercyjne wydatek powinien ponadto zostać objęty pomocą de minimis lub pomocą publiczną (zgodnie ze stanowiskiem przedstawionym w piśmie Ministerstwa Rozwoju DZF.I.852.1.2016.PM.1).

Sprawdzeniu przez dotychczas przyznanej pomocy dla podmiotu służą System Harmonogramowania i Monitorowania Pomocy (SHRIMP) oraz System Udostępniania Danych o Pomocy Publicznej (SUDOP). Warto zaznaczyć, że jeżeli pomoc de minimis i pomoc publiczna przyznana podmiotowi w okresie 3 kolejnych lat budżetowych wraz z zakładanym wydatkiem w projekcie nie przekracza progu 200 000 Euro, wówczas pomoc przyznana w zakresie inwestycji związanej z pracami remontowo-wykończeniowymi i dostosowaniem pomieszczeń nie wpływa na kwotę wydatku możliwą do kwalifikowania.

d.    Jakie są kwalifikowalne wydatki w ramach prac remontowych?

Odpowiedź:

Dokumentacja konkursowa, w szczególności Regulamin konkursu i załączniki nie określają szczegółowego katalogu wydatków dopuszczalnych w ramach prac remontowych. Nie określają go także Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Należy przyjąć, że oprócz wymogów dla cross-financingu mają one spełniać ogólne warunki kwalifikowalności – są niezbędne do realizacji celów projektu oraz są racjonalne i efektywne,
z zachowaniem zasad uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.

e.    Czy zakup wyposażenia tego pomieszczenia (krzesła, stoły itp.) jest również kwalifikowalny i podlega limitowi 10% (poszczególne pozycje nie przekraczają wartości 3500 PLN)?

Zakup wyposażenia niezbędnego do prowadzenia działań informacyjno-edukacyjnych bądź świadomościowych w projekcie może być wydatkiem kwalifikowanym.

Wydatki w ramach projektu na zakup środków trwałych o wartości jednostkowej równej i wyższej niż 3 500 PLN netto w ramach kosztów bezpośrednich oraz wydatki w ramach cross-financingu, nie mogą łącznie przekroczyć 10% wydatków kwalifikowalnych projektu. Zatem nie podlegają limitowi 10% (przy założeniu, że w polityce rachunkowości podmiotu takie pozycje nie są traktowane łącznie np.  jako zestaw mebli przekraczający ww. wartość).

f.    Czy usługa polegająca na zaprojektowaniu układu funkcjonalnego pomieszczenia jest kwalifikowalną?

Odpowiedź:

Tak, co do zasady jest to wydatek kwalifikowany (analogicznie jak w przypadku odpowiedzi ppkt d), jako dotyczący dostosowania nieruchomości. Układ funkcjonalny powinien również uwzględniać potrzeby osób z niepełnosprawnościami.

4.Czy dokumentacja konkursowa określa maksymalne stawki dotyczące wynagrodzenia osób prowadzących działania informacyjno-edukacyjne kierowane do kobiet?

Odpowiedź:

W dokumentacji nie określono limitów dla takich wydatków. Należy pamiętać, że zgodnie z wymogami konkursu działania informacyjno-edukacyjne mogą być prowadzone wyłącznie przez osoby z wykształceniem lekarskim, pielęgniarskim lub położniczym oraz przez absolwentów kierunku zdrowie publiczne.
Należy zastrzec, że ocena budżetu projektu i zawartych w nim wydatków jest dokonywana na podstawie konkretnych zapisów wniosku o dofinansowanie, z uwzględnieniem racjonalności wydatków oraz efektywności w relacji nakład – rezultat.

 5.Czy wnioskodawca powinien wykazywać, że wniosek o dofinansowanie spełnia zasadę równości szans kobiet i mężczyzn, skoro w projekcie mają uczestniczyć same kobiety?

Odpowiedź:

Tak, projekty dotyczące  profilaktyki raka piersi oraz raka szyjki macicy, mimo tego, że są skierowane wyłącznie do kobiet, muszą spełniać standard minimum. Zgodnie z Regulaminem konkursu, projekty realizowane w ramach przedmiotowego konkursu muszą być w szczególności skierowane bezpośrednio do mieszkańców województwa łódzkiego, w wieku aktywności zawodowej, kwalifikujących się do objęcia programami profilaktycznymi, a więc – jak to wynika ze specyfiki tychże programów – do kobiet. Uczestnictwo w projekcie mężczyzn jest możliwe w związku z działaniami edukacyjnymi z zakresu profilaktyki, w szczególności kierowanych do personelu medycznego. Niemniej jednak, nawet jeśli projekt z uzasadnionych przyczyn przewiduje wyłącznie udział kobiet, działania zapewniające przestrzeganie zasady równości szans kobiet i mężczyzn będą oceniane za pomocą standardu minimum, ponieważ nie jest to sytuacja, którą można traktować automatycznie jako wyjątek, co potwierdziło Ministerstwo Rozwoju podczas konsultacji „Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze zdrowia na lata 2014-2020”. Standard minimum należy rozpatrywać nie tylko w kontekście działalności beneficjenta i działań jakie chce realizować w ramach projektu, przez co grupę docelową będą stanowiły tylko kobiety, ale również należy brać pod uwagę uwarunkowania społeczne i środowiskowe, które mogą mieć wpływ na powodzenie projektu, np. kobiety, do których kierowane są działania mogą zgłaszać problemy wynikające z ról społecznych, zawodowych. Będą one uniemożliwiały im udział w programie, przez co będą stanowiły barierę równościową. Nie jest zatem wystarczający zapis we wniosku wskazujący, iż z uwagi na specyfikę działań projekt należy do wyjątku.
Standard minimum składa się z 5 kryteriów oceny określonych szczegółowo w karcie oceny formalno-merytorycznej stanowiącej załącznik nr 4 do Regulaminu konkursu (pkt 13 w karcie). Aby spełnić standard minimum wniosek o dofinansowanie podczas oceny dokonywanej przez Komisję Oceny Projektów musi uzyskać co najmniej 3 punkty. W ramach standardu maksymalnie można zdobyć 6 punktów, ponieważ kryterium 2 i 3 są alternatywne. Zapisy dotyczące spełnienie zasady równości szans kobiet i mężczyzn należy zamieścić m.in.  w opisie grupy docelowej, opisie zadań zaplanowanych w projekcie, sposobie zarządzania projektem.
Szczegółowe informacje i przykłady odnoszące się do poszczególnych kryteriów standardu zawiera Instrukcja wypełnienia wniosku o dofinansowanie, stanowiąca Załącznik 2 do Regulaminu konkursu.

6.W jakiej sytuacji, zakup sprzętu medycznego będącego środkiem trwałym np. mammografu może być uznany za kwalifikowalny?

Odpowiedź:

Zgodnie z Regulaminem konkursu, Podrozdział 3.6, w pierwszej kolejności należy dążyć do realizacji wszystkich zadań związanych z udzielaniem świadczeń opieki zdrowotnej w projekcie, wykorzystując posiadany potencjał techniczny. Zakupione środki trwałe mają wnosić wartość dodaną do projektu tj. służyć zwiększeniu liczby udzielanych świadczeń opieki zdrowotnej oraz zwiększeniu dostępności do świadczeń.
Wnioskodawca powinien rozważyć czy zakup jest konieczny i uzasadniony mając na uwadze,
że jednym z wymogów posiadania kontraktu z NFZ, jak również spełnienia wymogów kryterium dostępu „Zgodność z warunkami realizacji przedsięwzięć w ramach Programu…” (Wśród wymogów załącznika 14a, w pkt. Wymogi w zakresie wyposażenia w sprzęt i aparaturę medyczną), jest dysponowanie określonym sprzętem, w tym mammografem.
Przy uwzględnianiu zakupu środka trwałego należy stosować się zarówno do zapisów Regulaminu konkursu, jak również zasad kwalifikowalności określonych oraz w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, w szczególności Podrozdziału 6.12.

Zgodnie z ww. Wytycznymi:

• w przypadku środków trwałych o wartości początkowej równej lub wyższej niż 3 500 PLN netto wymagane jest między innymi uzasadnienie we wniosku o dofinansowanie konieczności pozyskania z zastosowaniem najbardziej efektywnej dla danego przypadku metody tj. zakup, amortyzacja, leasing itp. (Podr. 6.12 pkt 1).
• uzasadnienie zakupu środka trwałego uwzględnia w szczególności: okres realizacji projektu, tożsame lub zbliżone do planowanych do pozyskania w ramach projektu środki trwałe będące w posiadaniu beneficjenta, w tym środki trwałe nabyte w ramach projektów współfinansowanych ze środków publicznych, wybór metody pozyskania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych niezbędnych do realizacji projektu (Podr. 6.12 pkt 2).
• wydatki poniesione na zakup środków trwałych, a także koszty ich dostawy, montażu i uruchomienia, mogą być kwalifikowalne w całości lub części swojej wartości zgodnie ze wskazaniem beneficjenta opartym o faktyczne wykorzystanie środka trwałego na potrzeby projektu. W związku z tym przy zakupie/rozliczaniu środka trwałego istotna jest proporcja jego wykorzystania w ramach projektu (Podr. 6.12, Sekcja 6.12.1 pkt 3).

Wnioskodawca może również rozważyć inną możliwość tj. amortyzację środka trwałego w projekcie, której zasady opisane są szczegółowo w ww. Wytycznych, Sekcja 6.12.2 Amortyzacja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

6. Czy dopuszczalny jest udział mężczyzn w działaniach projektów, w szczególności działaniach informacyjno-edukacyjnych. W opinii realizatorów świadczeń mogą oni mieć wpływ na zwiększenie zgłaszalności kobiet na badania mammograficzne/cytologiczne. Jeżeli jest dopuszczalny, czy można wliczać mężczyzn do wskaźnika produktu „Liczba osób objętych programem zdrowotnym dzięki EFS”?

Odpowiedź:

Zgodnie z Regulaminem konkursu oraz Wytycznymi w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze zdrowia na lata 2014-2020, Podrozdział 6.1, 6.2 wsparcie powinno być kierowane do kobiet, aby zwiększyć ich udział w badaniach profilaktycznych, a dodatkowo – w zakresie działań informacyjno-edukacyjnych – do personelu medycznego. Katalog działań w dokumentacji konkursowej nie ma jednak charakteru zamkniętego. IOK przyjmuje stanowisko, że mężczyzn można objąć wsparciem informacyjno-edukacyjnym w ramach kosztów bezpośrednich tylko w wyjątkowych sytuacjach – jeżeli wnioskodawca udowodni związek między prowadzeniem takich działań, a zgłaszalnością kobiet na badania mammograficzne lub cytologiczne. We wniosku o dofinansowanie powinno zostać przedstawione odpowiednie, rzetelne uzasadnienie, oparte nie tylko na doświadczeniach Wnioskodawcy, ale również bardziej zobiektywizowanych źródłach (np. opracowaniach lub ekspertyzach medycznych).
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rozwoju do wskaźnika „Liczba osób objętych programem zdrowotnym dzięki EFS” wliczane są tylko te osoby, które otrzymują wsparcie nakierowane na poprawę stanu zdrowia.
W związku z tym do wskaźnika nie należy wliczać mężczyzn objętych działaniami informacyjno-edukacyjnymi. Dla tych działań powinien zostać określony osobny wskaźnik projektowy.