Od momentu przygotowania wniosku do podpisania umowy o dofinansowanie projektu, mija kilka miesięcy. Realizacja projektu to kolejne miesiące, a nawet lata. W tym czasie mogą zmienić się zarówno otoczenie, jak i warunki Twojego działania. Może się więc również pojawić potrzeba wprowadzenia zmian w projekcie. Jest to możliwe, chociaż ich zakres nie jest dowolny. Wprowadzanie zmian wymaga szczególnej ostrożności i zachowania procedur, a samowolne działania mogą doprowadzić nawet do utraty części lub całości dotacji. Szczególnej uwagi wymaga dokonywanie zmian finansowych – w żadnym wypadku nie mogą one doprowadzić do zwiększenia kwoty dofinansowania, ani przekroczenia ustalonych w projekcie limitów wydatków.
Dopuszczalne zmiany
Dopuszczalny zakres zmian określony jest w umowie o dofinansowanie projektu.
Zwykle drobne zmiany, np. formalne (typu dane beneficjenta, adres) albo nie wpływające na podstawowe założenia projektu, mogą być dokonywane bez wcześniejszej zgody instytucji udzielającej wsparcia. O ich zaistnieniu należy jednak poinformować w terminie określonym w umowie o dofinansowanie.
Zmian można dokonywać również w odniesieniu do pierwotnych założeń projektu. W większości przypadków wymagane jest wtedy uzyskanie zgody instytucji udzielającej wsparcia na wprowadzenie zmiany. Czasem po przekazaniu informacji o planowanej zmianie powinniśmy poczekać na akceptację instytucji. Jeśli jednak zmiany nie są znaczące, często wystarcza tylko tzw. zgoda domniemana – czyli brak sprzeciwu instytucji, do której zgłosiliśmy zaplanowaną zmianę.
Należy pamiętać, aby przed dokonaniem jakichkolwiek modyfikacji, zgłosić to instytucji, która udzieliła dofinansowania (niezależnie czy wymaga to uzyskania przyzwolenia, czy tylko zgody domniemanej). Akceptacja zmian mających istotne znaczenie dla projektu już po ich wprowadzeniu, jest bowiem bardzo trudna, a często niemożliwa.
Modyfikacje projektu mogą dotyczyć wielu aspektów związanych z realizacją projektu, np.:
- budżetu (zmiana wartości łącznych wydatków projekcie, przesuwanie wydatków między różnymi kategoriami w związku z różnicami cen, itp.),
- wskaźników realizacji projektu, czyli tego, co zaplanowaliśmy zrealizować (ale tylko wtedy, kiedy nie wpłynie to na cel naszego projektu, a wartość tych
- wskaźników nie była czynnikiem decydującym o uzyskaniu punktów na etapie oceny naszego wniosku),
- zakresu projektu (np. rezygnacja z jakiegoś zakupu, jeśli okazał się zbędny dla osiągnięcia celu projektu albo wprowadzenie dodatkowych działań, które ułatwią realizację przedsięwzięcia),
- harmonogramu (przesunięcie realizacji działań w czasie, przesunięcie terminów ponoszenia wydatków, wydłużenie okresu realizacji projektu, itp.)
Aneksowanie umowy
Bez względu na to, czy zmiany wymagają zgody instytucji udzielającej wsparcia, czy też nie, część z nich wymaga sporządzenia aneksu do umowy. Szczegółowy zakres tych zmian, które wymagają aneksowania, jest zawsze określony w umowie o dofinansowanie.. Mogą do nich należeć np. zmiana formy prawnej beneficjenta, zmiana numeru rachunku bankowego, zmiana okresu realizacji projektu.
Obowiązki przy realizacji projektów
W przypadku projektów realizowanych w ramach od III do VII osi priorytetowej RPO WŁ na lata 2014-2020 Beneficjenci dokonując przesunięć pomiędzy kategoriami kosztów lub/i zadaniami muszą je wykazać we wniosku o dokonanie przesunięć pomiędzy kategoriami kosztów, który należy przesłać w wersji edytowalnej do IZ za pośrednictwem SL2014.
Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie*, Beneficjent może dokonywać przesunięć w budżecie projektu między głównymi kategoriami kosztów (wymienionymi w umowie o dofinansowanie w systemie SL2014 w bloku Zakres finansowy w części w ramach kategorii kosztów, np. roboty budowlane, środki trwałe, informacja i promocja, koszty personelu, inne) do 15% całkowitej wartości kosztów kwalifikowalnych ustalonych we wniosku o dofinansowanie, po uzyskaniu zgody Instytucji Zarządzającej RPO WŁ. W celu wykazania planowanych przesunięć należy przesłać do Instytucji Zarządzającej RPO WŁ za pośrednictwem systemu SL2014 Wniosek o dokonanie przesunięć pomiędzy kategoriami kosztów.
Przesunięcia pomiędzy zadaniami w ramach tej samej głównej kategorii kosztów nie wymagają akceptacji IZ RPO WŁ o ile nie prowadzą do zmiany zakresu rzeczowego projektu. Analogicznie, zgody nie wymagają przesunięcia w ramach tej samej kategorii kosztów pomiędzy partnerami i / lub liderem projektu.
Przesunięcia ponad 15% całkowitej wartości kosztów kwalifikowalnych ustalonych we wniosku o dofinansowanie wymagają zawarcia aneksu do umowy.
Wypełniony wniosek o dokonanie przesunięć pomiędzy kategoriami kosztów należy przesłać (w pliku Excel) zarówno w sytuacji, gdy przesunięcia przekraczają 15% całkowitej wartości kosztów kwalifikowalnych, jak i nie przekraczają tej wartości oraz w każdym innym przypadku, gdy dokonywane są jakiekolwiek przesunięcia. Wynika to z faktu, iż w zmiany wykazane we wniosku IZ RPO WŁ musi zaktualizować w systemie SL2014.
W pierwszej zakładce „wniosek” należy wymienić tylko te główne kategorie kosztów, pomiędzy którymi będą dokonane przesunięcia oraz te, na których powstały oszczędności i nie będą one już wykorzystane. Nie ma potrzeby wymieniania wszystkich kategorii kosztów. Kategorie podlegające przesunięciom należy wykazywać w odniesieniu do wartości wynikających z aktualnej umowy o dofinansowanie / aneksu do umowy o dofinansowanie. Tym samym, w przypadku złożenia następujących po sobie dwóch lub większej liczby wniosków o dokonanie przesunięć pomiędzy kategoriami kosztów procent dokonanych przesunięć będzie liczony łącznie. W sytuacji przekroczenia 15% całkowitej wartości kosztów kwalifikowalnych w kolejnym składanym wniosku o dokonanie przesunięć, niezbędnym będzie sporządzenie aneksu do umowy o dofinansowanie.
W zakładce „limity” należy wymienić wszystkie kategorie kosztów objętych limitami, które są przedstawione w umowie o dofinansowanie w systemie SL2014. Należy przestrzegać, by po dokonanych przesunięciach lub wykazanych oszczędnościach nie został przekroczony określony limit.
W przypadku, gdy Beneficjent otrzymał refundację wydatków w kategoriach kosztów objętych limitami w kwocie wyższej niż dopuszczalna zgodnie z nowo obliczonymi limitami różnica ta stanowi koszt niekwalifikowalny i podlega zwrotowi. Od kwoty tej co do zasady nie nalicza się odsetek. Metodologia obliczania wartości wydatków kwalifikowanych objętych limitami dostępna jest na stronie poświęconej metodologii obliczania wartości wydatków kwalifikowanych objętych limitami.
W zakładce „projekt ogółem” oraz odpowiednio w zakładkach „partner …” należy wykazać wszystkie zadania, kategorie kosztów i nazwy kosztów wymienione w umowie o dofinansowanie w SL2014 oraz odpowiadające im kwoty, zarówno te, które uległy zmianie, jak i te które nie zmieniły się. Kwoty, które uległy zmianie można zaznaczyć innym kolorem.
W przypadku projektu partnerskiego należy dodać tyle zakładek, ilu partnerów jest w projekcie, przy czym lider jest partnerem 1. Zbędne zakładki dotyczące partnerów można usunąć.
Wniosek o zgodę na dokonanie przesunięć między kategoriami kosztów196.82 KB
* Pod pojęciem umowy o dofinansowanie należy również rozumieć uchwałę Zarządu Województwa Łódzkiego o przyznaniu dofinansowania (w przypadku projektu własnego Województwa Łódzkiego) lub umowę o dofinansowanie projektu realizowanego przez państwową jednostkę budżetową.
W związku ze wzrostem liczby zgłoszeń Beneficjentów dotyczących zmiany zakresu rzeczowego projektu na etapie jego realizacji oraz ogólnymi zapisami umowy o dofinansowanie, Zarząd Województwa Łódzkiego informuje o przyjętym sposobie postępowania dla projektów obsługiwanych przez Departament ds. RPO.
- W przypadku całkowitej rezygnacji z jakiegoś elementu projektu:
• Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Łódzkiego (IZ RPO WŁ) analizuje czy proponowana zmiana wpływa na kwestię osiągnięcia celów
i wskaźników projektu oraz czy zmiana wpływa na spełnianie kryteriów wyboru projektu w sposób, który skutkowałby negatywną oceną tego Projektu. Warunkiem jest też by zmiana wynikała z przyczyn obiektywnych, niemożliwych do przewidzenia na etapie składania wniosku o dofinansowanie, co poparte zostało oświadczeniem Beneficjenta podpisanym pod groźbą odpowiedzialności karnej,
• w przypadku wątpliwości (np. związanych z aspektem technicznym/technologicznym zmiany) IZ RPO WŁ może posłużyć się ekspertyzą eksperta na podstawie art. 68a ust. 1 pkt. 2 ustawy wdrożeniowej. Rolą eksperta w takim przypadku byłoby stwierdzenie, czy zmiana ma wpływ na któreś z kryteriów oceny danego projektu, a jeśli tak, to czy ocena danego projektu z proponowaną zmianą spowodowałaby uzyskanie przez ten projekt negatywnej oceny,
• IZ RPO WŁ może wyrazić zgodę na zmianę po upewnieniu się, że zmiana wynikała z przyczyn obiektywnych, nie ma wpływu na kwestię osiągnięcia celów i wskaźników projektu, ani na spełnianie kryteriów wyboru projektu w sposób, który skutkowałby negatywną oceną tego Projektu,
• IZ RPO WŁ nakazuje zmniejszenie wartości kosztów kwalifikowalnych i w konsekwencji dofinansowania o wartość elementu, który nie będzie realizowany. Rezygnacja z realizacji wydatku lub jego części nie stanowi bowiem oszczędności w projekcie.
- W przypadku zmiany parametrów technicznych wykonania projektu (polepszenia/pogorszenia) i/lub modyfikacji projektów infrastrukturalnych obejmujących nieistotne zmiany w myśl ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1332 z późn.zm.):
a) w przypadku zmiany polegającej na wykonaniu prac/zakupie sprzętu o lepszych parametrach od zakładanych we wniosku
o dofinansowanie, IZ RPO WŁ wyraża zgodę. Powyższe nie może jednak spowodować wzrostu wartości koszów kwalifikowalnych oraz dofinansowania projektu. Zmianę należy zrealizować w ramach zaplanowanej wcześniej wartości lub ewentualnie z wykorzystaniem oszczędności powstałych na innych kosztach w projekcie.
b) w przypadku pogorszenia parametrów technicznych i/lub modyfikacji projektów infrastrukturalnych obejmujących nieistotne zmiany w myśl ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane:
• jeśli zmiana dotyczy przedłożonego w zał. 3 wniosku
• o dofinansowanie projektu budowlanego, to Beneficjent dostarcza oświadczenie projektanta, że odstąpienie od zatwierdzonego projektu budowlanego jest nieistotne i nie wymaga wydania decyzji zmieniającej, bądź innego dokumentu potwierdzającego, że zaistniałe zmiany są zgodne z prawem budowlanym i prawem ochrony środowiska, przepisami p-poż, decyzją konserwatora zabytków
• IZ RPO WŁ analizuje czy proponowana zmiana wpływa na kwestię osiągnięcia celów i wskaźników projektu, czy zmiana wpływa na spełnianie kryteriów wyboru projektu w sposób, który skutkowałby negatywną oceną tego Projektu, czy nie narusza przepisów o pomocy publicznej (jeśli dotyczy).
W przypadku wątpliwości (np. związanych z aspektem technicznym/technologicznym zmiany) IZ RPO WŁ może posłużyć się ekspertyzą eksperta na podstawie art. 68a ust. 1 pkt. 2 ustawy wdrożeniowej. Rolą eksperta w takim przypadku byłoby stwierdzenie, czy zmiana ma wpływ na któreś z kryteriów oceny danego projektu, a jeśli tak, to czy ocena danego projektu z proponowaną zmianą spowodowałaby uzyskanie przez ten projekt negatywnej oceny,
• IZ RPO WŁ wyraża zgodę na zmianę jeśli nie ma ona wpływu na kwestię osiągnięcia celów i wskaźników projektu, na spełnianie kryteriów wyboru projektu w sposób, który skutkowałby negatywną oceną tego Projektu, na naruszenie przepisów
o pomocy publicznej (jeśli dotyczy).
- W przypadku modyfikacji projektów infrastrukturalnych obejmujących istotne zmiany w myśl ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1332 z późn.zm.):
• Beneficjent musi podjąć działania w myśl art. 36a ustawy (decyzja o zmianie pozwolenia ze względu na istotne odstąpienie), tj. dostarczyć ostateczną decyzję zmieniającą pozwolenie na budowę wraz z projektem zamiennym (lub wyciągiem z projektu). W uzasadnionych przypadkach zmodyfikowany projekt powinien posiadać zmienioną dokumentację środowiskową i/lub pozwolenie właściwego konserwatora zabytków na dokonanie zmiany i/lub pozwolenie konserwatora przyrody,
• IZ RPO WŁ analizuje czy proponowana zmiana wpływa na kwestię osiągnięcia celów i wskaźników projektu, czy zmiana wpływa na spełnianie kryteriów wyboru projektu w sposób, który skutkowałby negatywną oceną tego Projektu, czy nie narusza przepisów o pomocy publicznej (jeśli dotyczy). IZ RPO WŁ posługuje się ekspertyzą eksperta na podstawie art. 68a ust. 1 pkt. 2 ustawy wdrożeniowej. Rolą eksperta w takim przypadku byłoby stwierdzenie, czy zmiana ma wpływ na któreś z kryteriów oceny danego projektu, a jeśli tak, to czy ocena danego projektu z proponowaną zmianą spowodowałaby uzyskanie przez ten projekt negatywnej oceny,
• IZ RPO WŁ wyraża zgodę na zmianę jeśli nie ma ona wpływu na kwestię osiągnięcia celów i wskaźników projektu, na spełnianie kryteriów wyboru projektu w sposób, który skutkowałby negatywną oceną tego Projektu, na naruszenie przepisów
o pomocy publicznej (jeśli dotyczy).
- Zmiany w projektach wynikające z faktu, iż na etapie naboru i oceny projektu do wniosku o dofinansowanie dołączony był program funkcjonalno-użytkowy, gdyż projekt miał być realizowany w formule „projektuj i buduj”. Oznacza to, iż w momencie w którym projektant wykonawcy rozpoczął prace nad projektem budowalnym mogą pojawić się nieprzewidziane wcześniej problemy powodujące konieczność zmiany w stosunku do zapisów programu funkcjonalno-użytkowego. Wówczas IZ RPO WŁ:
• wymaga dostarczenia od Beneficjenta wykazu zmian podpisanego przez projektanta wykonawcy wraz
z uzasadnieniem konieczności ich podjęcia,
• analizuje czy proponowana zmiana wpływa na kwestię osiągnięcia celów i wskaźników projektu, czy zmiana wpływa na spełnianie kryteriów wyboru projektu w sposób, który skutkowałby negatywną oceną tego Projektu, czy nie narusza przepisów o pomocy publicznej (jeśli dotyczy),
• w przypadku wątpliwości może posłużyć się ekspertyzą eksperta na podstawie art. 68a ust. 1 pkt. 2 ustawy wdrożeniowej. Rolą eksperta w takim przypadku byłoby stwierdzenie, czy zmiana ma wpływ na któreś z kryteriów oceny danego projektu, a jeśli tak, to czy ocena danego projektu z proponowaną zmianą spowodowałaby uzyskanie przez ten projekt negatywnej oceny,
• IZ RPO WŁ wyraża zgodę na zmianę jeśli nie ma ona wpływu na kwestię osiągnięcia celów i wskaźników projektu, na spełnianie kryteriów wyboru projektu w sposób, który skutkowałby negatywną oceną tego Projektu, na naruszenie przepisów
o pomocy publicznej (jeśli dotyczy).
Wystąpienie wyżej wymienionych sytuacji powoduje konieczność uzyskania akceptacji IZ RPO WŁ/ aneksu do umowy.
Wskazana powyżej ocena wnioskowanych zmian na etapie ich zgłoszenia przez Beneficjenta odbywa się wyłącznie pod kątem zmian rzeczowych w projekcie. IZ RPO WŁ oceniając dopuszczalność zmian nie prowadzi analizy dokumentacji związanej z udzieleniem i realizowaniem zamówienia publicznego. Analiza tego typu ma miejsce podczas kontroli zamówień publicznych.
Bardzo ważne informacje
W przypadku, gdy zauważysz potrzebę dokonania zmiany w projekcie, zawsze skonsultuj się z instytucją, z którą podpisałeś umowę.
|
