Niech się dowiedzą! Ważną częścią Waszych projektów dofinansowanych z RPO WŁ będzie ich promocja i informowanie o dofinansowaniu. Na każdym beneficjencie ciążą obowiązki informacyjne, ale tak naprawdę promowanie dobrego projektu to przyjemność. Promocja przynosi też dużo korzyści – jeśli zrealizuje się ją z sercem, odwdzięczy się. W dzisiejszym wpisie zwracamy uwagę na kilka istotnych aspektów promocji projektów realizowanych z Funduszy Unijnych, szczególnie z RPO WŁ.
Dlaczego w ogóle promujemy projekty?
Każdy z beneficjentów ma obowiązek informowania o dofinansowaniu, jakie otrzymał. Warto sobie zdać sprawę z tego, że nie jest to biurokratyczny wymóg, ale sprawa bardzo ważna – wydajemy przecież pieniądze Europejczyków i każdy z nich ma prawo wiedzieć, jak są one wydawane. To obywatele UE są naszymi sponsorami i to im chcemy pokazać, co dobrego zrobiliśmy. Bez górnolotnych słów – po prostu fajnie jest okazywać wdzięczność.
Co musimy zrobić?
Są takie rzeczy, które każdy beneficjent musi zrobić. Lepiej o nich nie zapominać, dlatego też przypominamy, że do obowiązków należy:
- Oznaczenie wszystkich materiałów i dokumentów związanych z projektem.
Wszystkie dokumenty i materiały promocyjne, jakie zostaną wytworzone w związku z projektem – ulotki, plakaty, notki prasowe, strona internetowa, newslettery, analizy, raporty, dokumentacja przetargowa, umowy, certyfikaty, zaświadczenia – wszystko to musi być odpowiednio oznakowane.
- Umieszczenie plakatu/tablicy
W miejscu realizacji projektu musi pojawić się plakat albo tablica informująca o projekcie.
- Umieszczenie opisu na stronie internetowej.
Na stronie powinien znaleźć się opis projektu oraz informacja o dofinansowaniu. Co ważne – logotypy muszą być widoczne zaraz po wejściu na stronę (więcej o tym w pkt. 5)
- Przekazywanie informacji o dofinansowaniu
Kiedy kontaktujesz się z osobami biorącymi udział w projekcie, za każdym razem powinny one być informowane o dofinansowaniu – poprzez oznakowanie materiałów z konferencji, szkoleń, etc, warto też przekazać tę informację słownie.
Co możemy zrobić?
Punkt 2. to sprawy obowiązkowe, tak zwane – must have. Ale przecież nam nie zależy na tym, żeby promocję projektu „odhaczyć”, dążymy do tego, żeby jak najwięcej ludzi się o nim dowiedziało, skorzystało, a może w jakiś sposób pomogło w jego realizacji. Dlatego jest szereg rzeczy, które możesz w swoim projekcie zrobić – dostosowując ich formę do specyfiki twojego projektu. Co można zrobić, aby promocja sławiła nasz projekt w szerokim świecie:
- przygotować dokumentację fotograficzną projektu i umieścić ją na swoich stronach internetowych,
Prosta rzecz, a cieszy. Zdjęcia możesz zrobić nawet telefonem, a przy zamieszczaniu wykorzystać serwis, który się w tym specjalizuje – np. Flickr, Zdjęcia Google czy inne.
- przygotować stronę/podstronę internetową projektu,
Jeśli masz stronę swojej firmy/instytucji, po prostu dodaj tam podstronę, na której opiszesz, co zostanie zrealizowane w ramach projektu, dobrze co jakiś czas dodawać tam informacje o postępach w projekcie, zamieszczać wspomniane galerie zdjęć. Jeśli nie masz swojej strony, rozważ założenie strony projektu – pomocne mogą się okazać kreatory stron (np. Wix, Weebly) albo platformy blogowe – Wordpress, Blogger.
- podjąć działania w mediach społecznościowych,
Obecność projektów w mediach społecznościowych to już standard. Zacznij od założenia strony (fanpage) na Facebooku. Możesz publikować tam treści dotyczące projektu, bardzo przydatne jest też narzędzie do planowania postów – opublikują się automatycznie o zdefiniowanej porze. Jeśli twój projekt korzystnie wygląda na zdjęciach, sugerujemy rozważenie Instagrama. Jeśli lubisz komunikować zwięźle i robisz to często – może dobrym rozwiązaniem dla Ciebie będzie Twitter. Jeśli trafiasz do młodszych odbiorców, pomyśl o Snapchacie.
- przygotować informację prasową i przekazać ją mediom,
Pierwszy raz może się to wydawać trudne. Na szczęście nie jest to skomplikowane. Napisz krótką rzeczową informację na temat swojego projektu, zamieść na swoim papierze firmowym i zapisz w edytowalnym formacie – najlepiej .doc. Podaj kontakt do osoby, która może udzielić więcej informacji. Jeśli chcesz dołączyć zdjęcia – lepiej podaj link, skąd można je ściągnąć. Mail wyślij do znajomych dziennikarzy lub na ogólne adresy mailowe redakcji – jeśli wysyłasz do wielu odbiorców równocześnie, pamiętaj aby ich adresy umieścić w kopii ukrytej.
- zorganizować spotkanie informacyjne lub konferencję prasową na temat realizowanego projektu, zaprezentować projekt na spotkaniach, konferencjach, targach branżowych, wydarzeniach promujących projekty unijne,
Sam wiesz najlepiej, kogo najbardziej interesuje twój projekt. Postaraj się dotrzeć do tych osób na różne sposoby. Nie trzeba na to tracić dużo pieniędzy, czasem wystarczy trochę zaangażowania.
Czego lepiej nie robić?
W obecnej perspektywie finansowej odradza się stosowanie gadżetów promocyjnych – popularnych niegdyś kubków, długopisów, koszulek i innych drobnych prezentów. Gadżety powinny być stosowane tylko w określonych przypadkach, kiedy ich użycie jest związane z innymi działaniami promocyjnymi.
Jak zamieścić informację na stronie?
Strona internetowa to dzisiaj podstawowe źródło informacji, dlatego warto wspomnieć o sposobie zamieszczania na niej flagi Unii Europejskiej. Komisja Europejska wymaga, aby flaga była widoczna od razu po wejściu na stronę – bez konieczności jej przewijania!
Zadbaj, żeby inni opisywali Twój projekt
Proponujemy taki układ – ty dajesz nam informacje o twoim interesującym projekcie, a my robimy z tego materiał na naszego bloga. Nasi czytelnicy dowiadują się o Twoim projekcie, a my robimy to co lubimy najbardziej. Brzmi dobrze? Napisz do nas na ebiuletyn.rpo@lodzkie.pl
Poczytaj więcej o wymaganiach dotyczących promocji
Opisaliśmy tu tylko mały wycinek tego, co powinieneś wiedzieć. Sposób informowania o dofinansowaniu rządzi się swoimi zasadami – to nic trudnego, ale koniecznie powinieneś się z nimi zapoznać i stosować w praktyce. Na szczęście wszystko jest opisane w bardzo przejrzysty sposób
w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji.