Otrzymałeś dofinansowanie z RPO WŁ? Gratulujemy! Przed Tobą wspaniała przygoda – czeka Cię dużo pracy, ale i wiele satysfakcji – realizujesz przecież swoje marzenie. Prowadzenie projektu to złożony proces, na który składa się szereg mniejszych czynności. Niezależnie od tego, czy realizujesz go dla swojej firmy, instytucji, w której pracujesz czy organizacji, niezależnie od tego, czego on dotyczy – będziesz musiał/musiała kontrolować wszystkie jego aspekty. Całe szczęście, są narzędzia, które mogą to ułatwić.
Prostota przede wszystkim - Trello
Pierwszy z programów – Trello – to wirtualna tablica z przylepianymi karteczkami reprezentującymi zadania. W klasycznej wersji (zwanej tablicą kanban) kartki przemieszczane są między trzema kolumnami – „do zrobienia”, „w trakcie” i „zrobione”. W Trello możemy dowolnie nazwać swoje kolumny.
Wirtualne karteczki mają dużo przydatnych funkcji – możemy je przypisać do dowolnej kategorii, przypiąć do nich pliki, określić, do kiedy zadanie ma być wykonane i wybrać osobę za nie odpowiedzialną. Każdy z użytkowników naszej „tablicy” może przemieszczać kartki – zadania, dopisywać swoje komentarze i dodawać nowe pomysły.
Trello z pewnością będzie przydatne dla małych projektów (także tych realizowanych ze środków RPO WŁ) z dużą liczbą zadań oraz dla projektów tworzonych w większych zespołach, z dynamicznie zmieniającą się sytuacją. Jedyną wadą tego narzędzia jest brak widocznej linii czasu, przez co nie możemy zobaczyć kolejności wykonywanych zadań, co może nieznacznie przeszkadzać wzrokowcom.
Od wirtualnej firmy dla wirtualnych zespołów - Nozbe
Nozbe to polska aplikacja śmiało konkurująca z światowymi systemami zarządzania produktywnością. Nozbe wykorzystuje metodę Getting Things Done (doprowadzanie spraw do końca). Ciekawą cechą tej techniki jest zasada dwóch minut – jeśli wykonanie jakiegoś zadania zajmuje mniej niż dwie minuty, nie należy go odkładać na później, ale wykonać od razu. Nozbe oferuje intuicyjny interfejs i aplikacje działające na wielu systemów operacyjnych – tak stacjonarnych jak i mobilnych. Twórcy programu rekomendują też używanie go do komunikacji – zastąpienia wymiany maili wymianą informacji wewnątrz systemu.
Ciekawostką jest fakt, że Nozbe to stuprocentowo wirtualna firma – nie posiada biura, jej pracownicy wykonują swoje zadania z domu i spotykają się tylko co kilka miesięcy. Do organizacji swojej pracy używają oczywiście Nozbe.
Nozbe przydatne będzie dla osób często się przemieszczających – projektem można zarządzać korzystając z wielu różnych urządzeń. Dla użytkowników indywidualnych aplikacja jest bezpłatna.
W projektach realizowanych ze środków RPO WŁ możecie użyć Nozbe, na przykład do koordynacji codziennych prac w ramach zespołów projektowych.
Równowaga między prostotą a wszechstronnością - Asana
Kolejna aplikacja stawiająca czytelność i intuicyjność interfejsu na pierwszym miejscu to Asana. W czytelny sposób prezentuje projekty, przypisane do nich zadania, każde z nich można również komentować, dodawać do niego pliki, obserwować. Po odświeżeniu interfejsu, Asana jest jeszcze bardziej czytelna, a spory wybór dodatkowych modułów czyni ją naprawdę wszechstronną.
Asana będzie dobrym wyborem dla tych kierowników projektów, którzy cenią sobie czytelność interfejsu, a jednocześnie lubią dostosowywać narzędzie do swoich potrzeb. Jest to też dobre narzędzie, aby przenieść do systemu oficjalny, planowany harmonogram projektu realizowanego
z RPO WŁ. Następnie zadania z harmonogramu można dzielić na mniejsze podzadania, które łatwiej kontrolować.
Wyższy stopień wtajemniczenia – Project Libre
O ile pierwsze trzy narzędzia pozwalają na dość proste zarządzanie projektami, czy mówiąc konkretniej – zadaniami w projekcie, o tyle narzędzie Project Libre (otwarta alternatywa dla program MS Project) pozwala na zarządzanie dużymi i skomplikowanymi projektami wspierając wiele zaawansowanych metod zarządzania. Project Libre będzie przydatny w dużych projektach, z wieloma produktami
i koniecznością kontroli nie tylko statusu wykonania zadań, ale również innych aspektów – kosztów
w projekcie, zarządzania zasobami i układania skomplikowanych planów projektu.
Wybierz sam
Wśród aplikacji do zarządzania projektami każdy znajdzie coś dla siebie. Są tu bardzo proste rozwiązania, opierające się w zasadzie wyłącznie na listach zadań, są też takie, które pozwalają
w bardzo złożony sposób przedstawić najdrobniejsze aspekty związane z projektem. Prostsze programy – jak Asana, Trello czy Nozbe sprawdzą się przy projektach miękkich – na przykład z osi priorytetowych IX (Włączenie społeczne), X (Adaptacyjność pracowników i przedsiębiorstw w regionie) i XI (Edukacja, kwalifikacje, umiejętności) RPO WŁ. Zaawansowane systemy – jak Project Libre można stosować do dużych projektów – na przykład tych z osi III (Transport), IV (Gospodarka niskoemisyjna), czy V (Ochrona środowiska). Oczywiście nie jest to jedyny sposób ich zastosowania.
Niezależnie od tego, który z systemów wybierzesz do pracy ze swoim projektem (a może masz swoją własną sprawdzoną metodę?), doświadczenie pokazuje, że w używaniu tego typu aplikacji najważniejsza jest konsekwencja. I tego życzymy Wam w zmaganiach z projektami.