Bardzo ważne jest, abyś podczas realizacji projektu zbierał wszelkie związane z nim dokumenty. Będziesz musiał je przedstawić wraz z wnioskiem o płatność, aby otrzymać wypłatę przyznanego dofinansowania. Niezbędne są wszelkie dokumenty potwierdzające nabycie i instalację środków trwałych, budowę obiektów czy skorzystanie z usług przewidzianych w projekcie. Wymagane są przede wszystkim faktury i potwierdzenia przelewów, ale również protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług. Jeżeli w ramach projektu zatrudniałeś pracowników – niezależnie od tego czy ich wynagrodzenie podlegało dofinansowaniu – musisz dysponować pełną dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie obiektywnego procesu rekrutacji, zawarcie umów oraz wywiązywanie się z zobowiązań wobec zatrudnionych, ZUS i Skarbu Państwa. Wynagrodzenia wypłacane z dofinansowania należy udokumentować poprzez przedstawienie list płac.
Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu – np. pieczątką zawierającą taką informację. Ma to zapobiec próbom wykorzystania tego samego dokumentu do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie.
Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana odrębna ewidencja księgowa może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach.
Wszystkie płatności w projekcie muszą się odbywać za pośrednictwem osobnego konta bankowego wskazanego w umowie dotacji.
Dokumentacja finansowa w projekcie może podlegać kontrolom. Czasem odbywa się to już podczas weryfikacji wniosków o płatność (jeśli zasady rozliczania wymagają dołączenia kopii tych dokumentów), a czasem dopiero podczas kontroli na miejscu realizacji projektu czy siedzibie beneficjenta. Jesteś zobowiązany każdorazowo udostępnić dokumenty związane z projektem osobom kontrolującym – zarówno z instytucji związanych z Funduszami Europejskimi, jak i np. z kontroli skarbowej.
Pełna dokumentacja powinna być przechowywana w Twojej siedzibie (poza wyjątkowymi sytuacjami, kiedy trzeba ją zdeponować w archiwum), zarówno przez cały czas realizacji projektu, jak i w wymaganym okresie archiwizacji wskazanym w umowie o dofinansowanie.