W związku z trzecim webinarium, które odbyło się 29 czerwca br., poniżej prezentujemy pierwszą część pytań uczestników spotkania oraz odpowiedzi naszych ekspertów merytorycznych. W kolejnych dniach opublikujemy pozostałe odpowiedzi – zapraszamy.
Pytanie: Jaki jest czas oczekiwania na podpisanie umowy od dnia złożenia wniosku? Czy można go jakoś przyspieszyć?
Odpowiedź: Czas oczekiwania na podpisanie umowy zależy od Regulaminu konkursu, w którym określona jest każdorazowo data ogłoszenia wyników konkursu. Ponadto w przypadku konkursów ogłaszanych bezpośrednio przez Urząd Marszałkowski w Regulaminie konkursu znajduje się zapis mówiący, że „Umowa o dofinansowanie projektu podpisywana jest przez Zarząd Województwa Łódzkiego z Wnioskodawcą w terminie nie dłuższym niż 50 dni roboczych od daty podjęcia uchwały Zarządu Województwa Łódzkiego w sprawie wyboru projektów do dofinansowania. W szczególnych przypadkach termin może zostać wydłużony.”
Pytanie: Jakie dokumenty trzeba dołączyć do umowy przy otwieraniu nowej firmy (dotacja z projektu na rozpoczęcie działalności)?
Odpowiedź: W regulaminie konkursu znajdziesz informacje jakich dokumentów wymaga instytucja realizująca projekt na rozpoczęcie działalności. Do podpisania umowy może być potrzebne np. poręczenie osób posiadających odpowiednie dochody czy też oświadczenie dot. otrzymanej pomocy de minimis (o ile taka została udzielona). Szczegółowe informacje na ten temat można otrzymać w poszczególnych instytucjach realizujących projekty na rozpoczęcie działalności gospodarczej, których lista znajduje się tutaj.
Pytanie: Czy konieczne jest stosowanie metodyk zarządzania projektami w projekcie unijnym?
Odpowiedź: We wniosku może być wymagane opisanie sposobu zarządzania projektami. Jeżeli w swojej firmie stosujesz jakąś metodykę przy zarządzaniu projektem – możesz ją wykorzystać (oczywiście jeżeli będzie adekwatna do zakresu realizowanego projektu).
Pytanie: Czy wydatek, który został zaakceptowany we wniosku może być później uznany za niekwalifikowalny? Znajomy realizował projekt i mu obcięli jeden wydatek, czy tak można?
Odpowiedź: Tak, wydatki trzeba realizować zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie i możliwa jest sytuacja uznania wydatku lub jego części za niekwalifikowalny, np. w przypadku poniesienia go niezgodnie z zasadami konkurencyjności.
Pytanie: Po jakim czasie od rozliczenia projektu może mieć miejsce jego kontrola?
Odpowiedź: Kontrola jest możliwa w okresie trwałości projektu (5 lat, a w przypadku MŚP – 3 lata od zakończenia projektu).
Pytanie: Jaka jest różnica między przetargiem, a zapytaniem ofertowym dla firmy, która nie musi stosować PZP?
Odpowiedź: W przypadku zamówień lub konkursów o udzielnie zamówienia, do których nie stosuje się ustawy Prawo Zamówień Publicznych, beneficjent zobowiązany jest do dokonywania wydatków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania zakładanych efektów, przy jak najniższej kwocie wydatków w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.
Ponadto Beneficjent przy udzielaniu zamówienia na wykonanie usług, dostaw lub robót budowlanych w ramach realizowanego projektu, zobowiązany jest do przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w ramach projektu. Jednak postępowanie to powinno odbywać się w sposób zapewniający w szczególności zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców oraz zgodnie z innymi obowiązującymi na wspólnym, jednolitym rynku europejskim zasadami: swobody przepływu towarów, swobodnego prowadzenia działalności gospodarczej, swobody świadczenia usług, niedyskryminacji i równego traktowania, przejrzystości, upubliczniania informacji i ofert, proporcjonalności i wzajemnego uznawania.
Warunki spełnienia zasady zachowania uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców określa pkt. 6.5 „Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020” (str. 33-43) dostępnych pod tym adresem.
Pytanie: Czy Prince 2 Foundation pomaga w realizacji projektu UE czy to bez znaczenia?
Odpowiedź: Nie zaszkodzi :-) W niektórych projektach wymagane jest podanie sposobu zarządzania projektem. Zastosowanie metodologii PRINCE2 może być pomocne.
Pytanie: Czy w przypadku projektów B+R obligatoryjne jest posiadanie laboratorium?
Odpowiedź: Może to być potrzebne przy opisywaniu projektu w sekcji dotyczącej zasobów technicznych, niemniej jednak niektóre konkursy przeznaczone są dla beneficjentów, którzy chcą zbudować nowe laboratorium (np. 1.2.1 RPO WŁ).
Pytanie: Jesteśmy startup-em budującym nowy portal informatyczny. Czy możemy ubiegać się o dotację jeżeli nie mamy jeszcze stałego biura?
Odpowiedź: Warunki ubiegania się o dofinansowanie określone są każdorazowo w dokumentacji. W przypadku pozyskiwania środków na rozpoczęcie działalności możliwe jest ubieganie się o dofinansowanie kosztów prowadzenia działalności (w tym wynajmu biura). Szczegółowe informacje znajdują się w dokumentacji konkursowej.
Pytanie: Jakie mogą być konsekwencje, jeśli na kontroli projektu okaże się, że złymi logotypami oznaczyłem moje zakupy w projekcie?
Odpowiedź: Promowanie projektu jest bardzo ważne. Oznaczenie złymi logotypami sprzętu, wyposażenia czy też dokumentów, może wiązać się z koniecznością składania wyjaśnień oraz podjęcia działań naprawczych. Jeżeli jednak podjęcie działań naprawczych nie będzie możliwe np. ze względu na zakończony okres kwalifikowalności wydatku czyli po zakończeniu realizacji projektu, stosowanie złych logotypów może doprowadzić do uznania wydatku za niekwalifikowalny.