Pytanie 1.
Czy we wniosku należy wskazać wszystkie wskazane w regulaminie konkursu 33 wskaźniki mające na celu rozliczenie stawek jednostkowych? Jeśli tak, to czy należy określać ich wartości (te będą znane dopiero na etapie realizacji projektu)?
Odpowiedź 1:
Wnioskodawca nie ma obowiązku uwzględnić wszystkich 33 wskaźników produktu związanych z rozliczaniem stawek jednostkowych. Zgodnie z ogólnymi kryteriami merytorycznymi zawartymi w Karcie Oceny Formalno-Merytorycznej ocenie podlegać będzie: „czy we wniosku o dofinansowanie zostały przedstawione odpowiednie wskaźniki produktu i rezultatu, zgodne z celami szczegółowymi projektu, zadaniami, jak również sposoby ich pomiaru”. Należy zatem wybrać te, które będą odzwierciedlały zaplanowane w ramach projektu działania i ujęte w budżecie koszty dot. konkretnych zabiegów. Ponadto zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku na etapie przygotowania wniosku należy wskazać wartość bazową wskaźnika i wartość docelową wskaźnika.
Natomiast kluczowym jest, aby Wnioskodawca szczegółowo zapoznał się z opisami zawartymi w Regionalnym Programie Zdrowotnym, są tam kluczowe zapisy określające niezbędne minimum zabiegowe dla pacjentów.
Program przewiduje 10 dniowy cykl zabiegów (min. 3 dni zabiegowe w tygodniu), w uzasadnionych - względami medycznymi i koniecznością osiągnięcia celu leczniczego – przypadkach, decyzją lekarza rehabilitacji lub fizjoterapeuty układającego PUL, cykl zabiegów może zostać wydłużony do maksymalnie 15 dni (w - Programie przyjęto, że 80% uczestników będzie korzystać z 10 dniowego cyklu, a 20% uczestników z 15-dniowego cyklu). Maksymalnie 5 zabiegów dziennie. Każdy cykl powinien zawierać minimum 5 kinezyterapii indywidualnych dla pacjenta. Maksymalna liczba zabiegów przypadająca na pacjenta nie powinna jednak przekroczyć łącznie 75 zabiegów.
O rodzaju zlecanych zabiegów u poszczególnych pacjentów każdorazowo decyduje fizjoterapeuta kierując się wskazaniami
i wytycznymi o jak największej sile dowodowej. Częstotliwość i czas trwania każdego z zabiegów określa fizjoterapeuta. Każda zmiana powinna zostać odnotowana w karcie pacjenta i tym samym powinien zostać zaktualizowany PUL po konsultacji z osobą układającą PUL dla danego pacjenta.
W cyklu rehabilitacji powinny przeważać zabiegi z zakresu kinezyterapii, jako te, dla których wykazano największą skuteczność w rehabilitacji układu mięśniowo-szkieletowego. Powinny one stanowić co najmniej 60% wykonywanych zabiegów.
Dobór ćwiczeń fizycznych powinien uwzględniać w jak największym stopniu preferencje pacjenta, gdyż tylko wtedy jego motywacja pozwoli utrzymać później podjętą aktywność fizyczną. Zindywidualizowana, dopasowana do oczekiwań, potrzeb
i ograniczeń pacjenta rehabilitacja ruchowa jest skuteczniejsza.
Zgodnie z rekomendacjami pacjenci otrzymają tyle świadczeń terapeutycznych ile „potrzebują” i będą w stanie tolerować, aby przystosować, odzyskać i/lub wrócić do optymalnego osiągniecia niezależności funkcjonowania.
Aby ułożyć plan rehabilitacji jak najbardziej skutecznej dla każdego z pacjentów Wnioskodawca powinien więc dysponować pełną pulą zabiegów. Wyjątek stanowi rozeznanie i doświadczenie. Wnioskodawcy, iż któreś z dostępnych w programie rodzajów zabiegów nie będą wykorzystywane dla pacjentów uczestniczących w danym projekcie, choć na etapie pisania projektu Wnioskodawca nie zna jeszcze swoich potencjalnych pacjentów i nie wie jakiej konkretnie rehabilitacji będą potrzebować, lecz opiera się na doświadczeniu. Wnioskodawca może też wykazać w sposób wiarygodny, że alternatywą o takiej samej lub zbliżonej skuteczności do nieoferowanego w projekcie zabiegu jest inny uwzględniony zabieg. Zasadnym byłoby zaplanowanie w projekcie wszystkich rodzajów zabiegów i tym samym uwzględnienie wszystkich stawek. Jeśli jednak wnioskodawca będzie mógł uzasadnić wybór tylko niektórych zabiegów może to zaproponować, ale musi być to uzasadnienie poparte analizą sytuacji i jej wynikami, bądź wiarygodnymi dowodami dotyczącymi skuteczność zabiegów, które zostaną przedstawione w projekcie wobec pominiętych.
Pytanie 2.
Czy ze względu na ograniczoną liczbę znaków w polu Sposób pomiaru wskaźnika i źródła danych pomiaru wskaźnika możemy wskazać opis jedynie w pierwszym wskaźniku, a w pozostałych wpisać jw.?
Odpowiedź 2:
Tak. Jeśli sposób pomiaru wskaźnika i źródła danych pomiaru wskaźnika będą takie same można wpisać przy kolejnych wskaźnikach „jak wyżej” lub też zawrzeć odniesienie do numeru innego wskaźnika. Proszę pamiętać, aby opis przy pierwszym ze wskaźników był szczegółowy.
Pytanie 3.
Czy we wskaźniku Liczba osób wykonujących pracę siedzącą objętych wsparciem w projekcie, czy dotyczącym osób zamieszkujących określone obszary możemy jako źródło danych wskazać jedynie oświadczenie uczestnika?
Odpowiedź 3:
TAK. Jako źródło danych ww. wskaźników może zostać wskazane oświadczenie od uczestnika projektu.
W przypadku osób wykonujących pracę siedzącą IOK dopuszcza również, aby Wnioskodawcy uwzględniali dodatkowe narzędzia do weryfikacji tego kryterium podczas rekrutacji. Jeżeli taka informacja zostałaby zawarta w pkt. 3.2 wniosku o dofinansowanie wówczas należałoby jako źródło monitorowania uwzględnić to narzędzie.
Należy zaznaczyć, że zgodnie ze szczegółowym kryterium dostępu nr 5 Udział w projekcie osób wykonujących pracę siedzącą - wartość docelowa określonego przez Wnioskodawcę wskaźnika produktu powinna stanowić co najmniej 30% wartości docelowej wskaźnika produktu „Liczba osób objętych programem zdrowotnym dzięki EFS”.
Pytanie 4.
W regulaminie konkursu wskazano, że we wskaźniku „Liczba osób objętych programem zdrowotnym dzięki EFS” należy wliczać osoby, które uczestniczyły w I poradzie rehabilitacyjnej – krok 1. Czy oznacza to że liczba osób uczestniczących w kroku 1 powinna być tożsama z liczbą osób biorących udział w kolejnych etapach działań w projekcie?
Odpowiedź 4:
Nie. Zgodnie z założeniami RPZ, część V.1 Koszty jednostkowe str. 54, założono iż maks. 5% uczestników nie zostanie zakwalifikowane do dalszej części programu. Zalecane jest przyjęcie powyższego założenia także w projektach.
W przypadku innego założenia we wniosku należałoby zamieścić wyjaśnienie dotyczące np. doświadczeń wnioskodawcy wynikających z realizowanych świadczeń rehabilitacyjnych, wiarygodnych źródeł np. literatury medycznej lub artykułów dotyczących realizacji podobnych świadczeń rehabilitacyjnych.
Pytanie 5.
Czy możliwe jest finansowanie w projekcie kosztów najmu lub użyczenia pomieszczeń?
Odpowiedź 5:
W zależności od wykorzystania pomieszczeń na potrzeby administracyjne lub realizację świadczeń zdrowotnych:
- Zgodnie z Regulaminem konkursu, rozdział 3.4 Koszty pośrednie:
Koszty pośrednie stanowią koszty administracyjne związane z obsługą projektu, w szczególności:
- koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne) związanych z obsługą administracyjną projektu. - Zgodnie z regulaminem konkursu: „koszty utrzymania i/lub adaptacji posiadanej infrastruktury, w których wykonywane będą zabiegi, takich jak czynsz, najem, opłaty za energię elektryczną, cieplną, wodę, dostosowanie gabinetów do potrzeb osób z niepełnosprawnością będą mogły zostać ujęte w budżecie projektu przez podmioty lecznicze jako wymagany w konkursie wkład własny”.
Pytanie 6.
W jaki sposób należy uwzględnić w budżecie koszt przeprowadzenia rehabilitacji? Czy możliwe jest uwzględnienie pozycji wskazujących na średni koszt przeprowadzenia cyklu 10 lub 15-dniowego, tak jak zrobiono to w opisie programu i oznaczenie ich jako stawki jednostkowe?
Odpowiedź 6:
We wniosku o dofinansowanie należy podać nazwę zabiegu rehabilitacyjnego – zaplanowaną ilość zabiegów i stawkę jednostkową za zabieg. Nie jest dopuszczalne uśrednianie kosztu cyklu i takie ujęcie wydatków w budżecie. Należy każdy zabieg zgodnie ze stawką wymienić w budżecie, jak również określić ilu pacjentów skorzysta z cyklu 10-dniowego a ilu z 15-dniowego.
W Programie zakłada się, że dla 80% pacjentów wystarczający będzie cykl 10 dni zabiegowych, zaś 20% pacjentów będzie wymagać 15 dni zabiegowych.
Mając na uwadze ewentualne wątpliwości wnioskodawców dotyczące różnicy planowanego oraz faktycznego zapotrzebowania na poszczególne zabiegi należy zaznaczyć, że umowa o dofinansowanie (wzór stanowi załącznik nr 6 do Regulaminu konkursu § 24. Zmiany w Projekcie) pozwala na dokonywanie zmian między wydatkami w trakcie realizacji projektu.
Pytanie 7.
Na jaki dzień liczony jest kurs Euro, aby wyliczyć kwotę co najmniej 100 tys. Euro?
Odpowiedź 7:
Zgodnie z Regulaminem Konkursu str. 17 przypis 9 kurs Euro liczony jest według miesięcznego obrachunkowego kursu wymiany stosowanego przez KE liczonego na dzień ogłoszenia konkursu. Kurs ten publikowany jest na stronie internetowej Komisji Europejskiej.
Dla niniejszego konkursu jest to kurs 1 EUR= 4,5122 PLN. Zatem wartość dofinansowania projektu musi przekroczyć 451 220 PLN, aby spełnić wymóg konkursu.
Pytanie 8.
Czy każde zabiegi muszą być określone w budżecie i czy wszystkie wskaźniki musza być określone w projekcie?
Odpowiedź 8:
W dokumentacji konkursowej określono 33 stawki jednostkowe wraz ze wskaźnikami do rozliczania zabiegów uwzględnionych w RPZ, Krok 2. Rehabilitacja z elementami edukacji (Załącznik nr 15 do Regulaminu konkursu). Aby ułożyć plan rehabilitacji jak najbardziej skutecznej dla każdego z pacjentów Wnioskodawca powinien dysponować pełną pulą zabiegów. Z jego doświadczenia może wynikać, iż któreś z dostępnych w programie rodzajów zabiegów nie będą wykorzystywane przez pacjentów uczestniczących w projekcie, choć na etapie przygotowania projektu Wnioskodawca nie zna jeszcze swoich potencjalnych pacjentów, specyfiki ich stanu zdrowia i nie może być do końca pewny jakiej konkretnie rehabilitacji będą potrzebować. Wnioskodawca może też wykazać w sposób wiarygodny, że alternatywą o zbliżonej skuteczności do nieoferowanego w projekcie zabiegu jest inny uwzględniony zabieg. Jeśli wnioskodawca będzie mógł uzasadnić wybór tylko niektórych zabiegów może to zaproponować. Musi być to uzasadnione, poparte analizą sytuacji, bądź wiarygodnymi dowodami dotyczącymi skuteczności zabiegów oferowanych zamiast pominiętych.
Natomiast kluczowym jest, aby Wnioskodawca szczegółowo zapoznał się z opisami zawartymi w RPZ, Krok 2, gdzie są kluczowe zapisy określające niezbędne minimum zabiegowe dla pacjentów: Program przewiduje 10 dniowy cykl zabiegów (min. 3 dni zabiegowe w tygodniu), w uzasadnionych - względami medycznymi i koniecznością osiągnięcia celu leczniczego – przypadkach, decyzją lekarza rehabilitacji lub fizjoterapeuty układającego PUL, cykl zabiegów może zostać wydłużony do maksymalnie 15 dni (w Programie przyjęto, że 80% uczestników będzie korzystać z 10 dniowego cyklu, a 20% uczestników z 15-dniowego cyklu). Maksymalnie 5 zabiegów dziennie. Każdy cykl powinien zawierać minimum 5 kinezyterapii indywidualnych dla pacjenta. Maksymalna liczba zabiegów przypadająca na pacjenta nie powinna jednak przekroczyć łącznie 75 zabiegów.
O rodzaju zlecanych zabiegów u poszczególnych pacjentów każdorazowo decyduje fizjoterapeuta kierując się wskazaniami i wytycznymi o jak największej sile dowodowej. Częstotliwość i czas trwania każdego z zabiegów określa fizjoterapeuta. Każda zmiana powinna zostać odnotowana w karcie pacjenta i tym samym powinien zostać zaktualizowany PUL po konsultacji z osobą układającą PUL dla danego pacjenta.
W cyklu rehabilitacji powinny przeważać zabiegi z zakresu kinezyterapii, jako te, dla których wykazano największą skuteczność w rehabilitacji układu mięśniowo-szkieletowego. Powinny one stanowić co najmniej 60% wykonywanych zabiegów.
Pytanie 9.
Czy każdy uczestnik, który będzie kwalifikowany do projektu musi mieć wcześniej określoną jednostkę chorobową?
Odpowiedź 9:
TAK. Zgodnie z załącznikiem nr 14 do Regulaminu Konkursu str. 35 jednym z kryteriów formalnych, jakie musi spełnić kandydat na uczestnika programu jest zdiagnozowana choroba układu kostno-stawowego, mięśniowego i tkanki łącznej w kategorii:
- M47 Spondyloza.
- M48 Inne choroby kręgosłupa.
- M49 Spondylopatie w przebiegu chorób sklasyfikowanych gdzie indziej.
- M50 Choroby krążków międzykręgowych szyjnych.
- M51 Inne choroby krążka międzykręgowego.
- M53 Inne choroby grzbietu, niesklasyfikowane gdzie indziej.
- M54 Bóle grzbietu
Pytanie 10.
Co zawierają stawki jednostkowe za zabiegi: wynagrodzenie fizjoterapeutów przeprowadzających zabiegi, koszty materiałów zużywanych do przeprowadzenia zabiegów (żele, płyny do dezynfekcji, podkłady)?
Odpowiedź 10:
Stawki jednostkowe do rozliczania zabiegów uwzględnionych w RPZ, Krok 2. Rehabilitacja z elementami edukacji, obejmują wynagrodzenie osób, które je wykonują oraz materiały do ich wykonania, niezbędne zgodnie z wymogami lub standardami medycznymi dotyczącymi ich realizacji.
Odnośnie kosztów środków ochrony osobistej, materiałów związanych z COVID-19 to mogą one zostać osobno uwzględnione w budżecie projektu. Więcej informacji na ten temat zawarto w Regulaminie konkursu, Rozdział 2.8 pkt. 5.Wskaźniki kluczowe produktu monitorujące działania wspierające walkę ze skutkami epidemii COVID-19.
Pytanie 11.
Czy należy dokumentować szczegółowe wyliczenia dotyczące stawki jednostkowej, np. kwotę wynagrodzenia dla pracownika?
Odpowiedź 11.
NIE, stawka jednostkowa jest jedną z uproszczonych metod rozliczania wydatków.
Zgodnie z Regulaminem konkursu Sekcja 3.5.1 - Stawki jednostkowe – w budżecie projektu we wniosku o dofinansowanie projektu wykazywane są usługi objęte stawkami jednostkowymi i dokonywane jest dla nich wyliczenie wydatku kwalifikowalnego poprzez przemnożenie ustalonej stawki dla danej usługi przez liczbę usług wskazanych we wniosku o dofinansowanie projektu. Wydatki rozliczane stawką jednostkową są traktowane jako wydatki poniesione. Beneficjent nie ma obowiązku gromadzenia, ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki objęte stawką jednostkową.
Wszystkie stawki jednostkowe (uproszczona metoda rozliczania wydatków) stosowane w przedmiotowym konkursie uwzględnione są w załączniku nr 15 do Regulaminu Konkursu. Zgodnie z zapisami w nim zawartymi stawki zostały skalkulowane z uwzględnieniem wszystkich kosztów związanych z realizacją świadczenia za wyjątkiem:
- kosztów dotyczących wyposażenia do zabiegów – w tym zakupu i amortyzacji – takich jak np. drabinki, stoły, maty.
- kosztów utrzymania i/lub adaptacji posiadanej infrastruktury, w których wykonywane będą zabiegi, takich jak czynsz, najem, opłaty za energię elektryczną, cieplną, wodę, dostosowanie gabinetów do potrzeb osób z niepełnosprawnością.
Poza stawkami można też finansować zakup środków związanych z zabezpieczeniem przed zakażeniem COVID-19 (Regulamin konkursu, Rozdział 2.8 pkt. 5).
Jedyną formą weryfikacji wskaźnika przypisanego do określonej stawki jednostkowej będzie oświadczenia lekarza /fizjoterapeuty i uczestnika projektu o udzieleniu i otrzymaniu danego świadczenia.
Pytanie 12.
Czy powinno się wskazać we wniosku lub później osoby które bezpośrednio będą przeprowadzały zabiegi rehabilitacyjne?
Odpowiedź 12:
Zgodnie z Załącznikiem nr 2 do Regulaminu Konkursu – Instrukcja wypełnienia wniosku str. 58 Wnioskodawca jest zobowiązany u punkcie 4.3 wniosku wykazać potencjał kadrowy, którym dysponuje i który wykorzysta do realizacji projektu. Dotyczy to w szczególności osób zatrudnionych na umowę o pracę oraz trwale współpracujących z Wnioskodawcą, np. w przypadku wolontariusza - na podstawie umowy współpracy, a nie tych, które Wnioskodawca dopiero chciałby zaangażować. Wnioskodawca, który posiada własną kadrę będzie wyżej oceniony na etapie oceny formalno-merytorycznej, od tego, który zamierza dopiero zaangażować personel. Nie ma natomiast obowiązku wymieniania takich osób z imienia i nazwiska.
Pytanie 13.
Czy należy wskazać dokładną liczbę konkretnych zabiegów czy można wskazać średnią kwotę za zabiegi? Czy zabiegi, które zostaną określone w projekcie mają być szacunkowe i zgodne z posiadanym doświadczeniem?
Odpowiedź 13:
TAK. We wniosku o dofinansowanie, pkt VI. Szczegółowy budżet projektu, wymagane jest przedstawienie wydatków dotyczących poszczególnych zabiegów rehabilitacyjnych i ich zakładanej liczby, co wynika z wymogów dotyczących rozliczania stawek jednostkowych.
W pkt. VI. Uzasadnienie kosztów, Uzasadnienie poszczególnych wydatków wykazanych w szczegółowym budżecie, zalecane jest zawarcie informacji, że przedstawione założenia są oparte na wstępnym rozeznaniu oraz doświadczeniu Wnioskodawcy, który jednak nie zna jeszcze swoich potencjalnych pacjentów, specyfiki ich sytuacji i nie może być pewny jakiej konkretnie rehabilitacji będą potrzebować. Faktyczne zapotrzebowanie na zabiegi może się różnić od wstępnego rozeznania. Podczas spotkań informacyjnych dotyczących konkursu uczestnicy kilkukrotnie zwracali uwagę, że określenie liczby poszczególnych zabiegów na etapie przygotowania projektu jest problematyczne. IOK ma tego świadomość. W tym kontekście należy zaznaczyć, że istnieje możliwość dokonywania zmian w projekcie przyjętym do realizacji. W Załączniku nr 6 do Regulaminu konkursu – Wzór umowy o dofinansowanie odpowiednie zapisy zawiera § 24. Zmiany w Projekcie.
Pytanie 14.
Czy kwota może przekroczyć 763 zł za 10 dni zabiegów?
Odpowiedź 14:
TAK, dopuszczalne jest przekroczenie. Zawarte w RPZ, str. 57 kwoty: 763 zł za 10-dniowy cykl zabiegów, 1 144,50 zł za 15-dniowy cykl zabiegów zostały określone szacunkowo na potrzeby budżetu RPZ. Wnioskodawcy mogą je przekroczyć. W takiej sytuacji we wniosku, w części VI. Uzasadnienie kosztów, należy zawrzeć stosowne wyjaśnienie powołując się na wiarygodne źródła zewnętrzne lub doświadczenia wnioskodawcy dotyczące rehabilitacji pacjentów z podobnymi problemami zdrowotnymi.
Pytanie 15.
Czy pierwsza wizyta kwalifikacyjna określa jaką dokładnie ścieżkę dany pacjent będzie realizował, w związku z tym jakie zabiegi otrzyma oraz czy wcześniejsza dokumentacja medyczna z NFZ powinna być potwierdzona przy kwalifikacji?
Odpowiedź 15:
Zgodnie z RPZ, Część III.3 Planowane interwencje oraz sposób udzielania świadczeń zdrowotnych w ramach programu polityki zdrowotnej, podczas Kroku 1. Zostaje ustalony program usprawnienia leczniczego (PUL). W RPZ uwzględniono jednak możliwość aktualizacji. Zgodnie z założeniami Kroku 2. Rehabilitacja z elementami edukacji, o rodzaju zlecanych zabiegów u poszczególnych pacjentów każdorazowo decyduje fizjoterapeuta kierując się wskazaniami i wytycznymi o jak największej sile dowodowej. Częstotliwość i czas trwania każdego z zabiegów określa fizjoterapeuta. Każda zmiana powinna zostać odnotowana w karcie pacjenta i tym samym powinien zostać zaktualizowany PUL po konsultacji z osobą układającą PUL dla danego pacjenta.
Zgodnie z założeniami RPZ nie jest wymagane potwierdzenie diagnozy z dokumentacji medycznej NFZ. Jeżeli podmiot leczniczy realizujący działania projektu będzie mieć uzasadnione wątpliwości w tym zakresie jest to dopuszczalne.
Pytanie 16.
Czy warsztaty mogą odbywać się online dla części pacjentów, którzy wyrażą na to zgodę?
Odpowiedź 16:
Zgodnie z RPZ str. 57. ze względu na pandemię COVID dopuszczalne jest organizowanie warsztatów w trybie online.
Wnioskodawca powinien dokładnie przeanalizować jaką z form wykorzysta biorąc pod uwagę grupę docelową do której skieruje swój projekt
Pytanie 17.
Co to oznacza, że dokumentacja medyczna potwierdzająca diagnozę nie może być starsza niż jeden rok – czy w przypadku osoby, u której zidentyfikowano dane schorzenie kilka lat temu bierzemy pod uwagę pierwszą diagnozę, czy też ostatnią dokumentację potwierdzającą chorobę lub świadczenia w ramach choroby?
Odpowiedź 17:
Weryfikacja dokumentacji medycznej może nastąpić na podstawie ostatniej dokumentacji potwierdzającej chorobę lub ostatniego świadczenia w ramach choroby.
Pytanie 18.
Kiedy następuje pierwszy dzień udziału pacjenta w projekcie? Z pierwszym dniem wizyty, czy dniem podpisania dokumentacji? Kiedy następuje zakończenie udziału w projekcie?
Odpowiedź 18:
Pierwszy dzień udziału pacjenta w projekcie następuje w momencie udzielenia mu pierwszej formy wsparcia. W przypadku przedmiotowego programu będzie to pierwsza wizyta rehabilitacyjna w ramach Kroku 1. I porada rehabilitacyjna. Zakończenie udziału w projekcie następuje po drugiej poradzie rehabilitacyjnej – Krok 4. II Porada rehabilitacyjna (końcowa konsultacja). Jednakże zdarzają się sytuacje, że pacjenci kończą udział w programie na którymś z wcześniejszych etapów ze względu na różne przyczyny.
Pytanie 19.
Do jakiej daty liczony jest rok w dokumentacji medycznej, wiek uczestnika, pół roku nieuczestniczenia w tożsamych zabiegach. Czy chodzi o pierwszy krok, czyli początek kwalifikacji pacjenta?
Odpowiedź 19:
Wskazane kryteria są weryfikowane podczas etapu Kwalifikacja formalna do Programu. W związku z tym kwestie, których dotyczą powinny być odnoszone do daty przystąpienia do tego etapu.
Pytanie 20.
Na jaki moment pacjent ma przynieść zaświadczenie wydane przez pracodawcę, że jeszcze pracuje. Chodzi o wskaźnik osób, które powrócą na rynek pracy bądź utrzymają zatrudnienie. Czy może to zrobić w czasie ostatniej wizyty?
Odpowiedź 20.
Pytanie dotyczy wskaźników rezultatu bezpośredniego zgodnie z Regulaminem konkursu wymaganych do uwzględnienia we wniosku o dofinansowanie „Liczba osób, które po opuszczeniu programu podjęły pracę lub kontynuowały zatrudnienie”, „Liczba osób w wieku 50 lat i więcej, które po opuszczeniu programu podjęły pracę lub kontynuowały zatrudnienie”. Wskaźniki te są mierzone do 4 tygodni od zakończenia przez uczestnika udziału w projekcie (Regulamin konkursu, Rozdział 2.8 Wymagane wskaźniki pomiaru celu, pkt 2). Dopuszczalne jest przedstawianie i weryfikowanie stosownych informacji na potrzeby monitorowania od razu po wizycie w Kroku 4. II porada rehabilitacyjna (końcowa konsultacja).
Wskaźniki rezultatu bezpośredniego odnotowują efekt wsparcia bezpośredniego zakończeniu udziału w projekcie i mierzone są do 4 tygodni od zakończenia udziału przez uczestnika w projekcie, Zakończenie udziału w projekcie należy rozumieć jako zakończenie udziału zgodnie z założeniami projektu lub przedwczesne opuszczenie projektu tj. przerwanie udziału w projekcie przed zakończeniem zaplanowanych dla niego form wsparcia. (Wytyczne w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020).
Pytanie 21.
Czy przy zakupie środków trwałych można je od razu uwzględnić w kosztach, czy trzeba poprzez amortyzację i od czego to zależy?
Odpowiedź 21:
Zgodnie z definicją zwartą w Regulaminie konkursu zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości z zastrzeżeniem inwestycji, o których mowa w art. 3 ust 1 pkt 17 tej ustawy, środki trwałe są to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki organizacyjnej; zalicza się do nich w szczególności: nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy, ulepszenia w obcych środkach trwałych, inwentarz żywy.
Zgodnie z Regulaminem konkursu, Podrozdział 3.6. Środki trwałe, wartości niematerialne i prawne oraz cross-financing, środki trwałe, które Wnioskodawca wykazuje we wniosku o dofinansowanie, powinny być traktowane jako środki trwałe wykorzystywane w celu wspomagania wdrażania projektu, gdyż celem konkursu nie jest zakup sprzętu i doposażenie podmiotów.
Wydatki poniesione na zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, o wartości początkowej wyższej niż 10 000 zł netto mogą być kwalifikowalne wyłącznie w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym za okres, w którym były one wykorzystywane na rzecz projektu.
W takim przypadku rozlicza się wydatki do wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym i stosuje warunki i procedury określone w sekcji 6.12.2. Wytycznych w zakresie kwalifikowalności. W takim przypadku wartość środków trwałych nie wchodzi do limitu środków trwałych i cross-financingu.
Odnośnie wyposażenia o wartości początkowej niższej niż 10 000 zł IOK stoi na stanowisku, że takie wydatki mogą być kwalifikowalne w całości lub części swojej wartości zgodnie ze wskazaniem beneficjenta opartym o faktyczne wykorzystanie środka trwałego na potrzeby projektu. Podczas oceny wniosku pod uwagę brane będą ogólne zasady kwalifikowalności wydatków, w szczególności racjonalność i efektywność.
Pytanie 22.
Czy stawka wypłacana personelowi projektu musi być ściśle określona?
Odpowiedź 22:
W zależności o formy rozliczania wydatków wynagrodzenie dla personelu:
- nie jest wskazywane we wniosku dla wydatków rozliczanych stawkami jednostkowymi (metodą uproszczoną rozliczania wydatków) - dotyczących 33 zabiegów z Kroku 2
- jest wskazywane we wniosku dla wydatków rozliczanych na podstawie kosztów rzeczywiście ponoszonych - dotyczących Kroku 1. I porada rehabilitacyjna, Krok 3. Warsztaty psychoedukacyjne, Krok 4. II porada rehabilitacyjna (końcowa konsultacja).
Personel projektu to osoby zaangażowane do realizacji zadań lub czynności w ramach projektu na podstawie stosunku pracy, i wolontariusze wykonujący świadczenia na zasadach określonych w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, personelem projektu jest również osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą będąca beneficjentem oraz osoby z nią współpracujące w rozumieniu art. 8 ust. 11 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych Należy pamiętać, że osoby angażowane do realizacji zadań w projekcie na podstawie stosunku cywilnoprawnego nie stanowią personelu projektu.
We wniosku o dofinansowanie należy wskazać formę zaangażowania i szacunkowy wymiar czasu pracy personelu projektu niezbędnego do realizacji zadań merytorycznych (etat/liczba godzin), co stanowi podstawę do oceny kwalifikowalności wydatków personelu projektu na etapie wyboru projektu oraz w trakcie jego realizacji.
W przypadku rozliczania wydatków stawkami jednostkowymi (uproszczoną metodą rozliczania wydatków) koszty składowe stawek nie są rozliczane w projekcie i nie są przedstawiane we wniosku.
Pytanie 23.
Czy psycholog i dietetyk są rozliczani stawką jednostkową?
Odpowiedź 23:
Wydatki dotyczące Kroku 3. Warsztaty psychoedukacyjne, nie są rozliczane stawkami jednostkowymi (uproszczona metoda rozliczania wydatków), lecz na podstawie na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków.
Pytanie 24.
Czy psycholog ma być psychologiem klinicznym, który skończył specjalizację 4 letnią – przynajmniej kliniczną?
Odpowiedź 24:
TAK. W świetle wymogów określonych w RPZ psycholog może być psychologiem klinicznym, który skończył specjalizację 4 letnią, przynajmniej kliniczną.
Odnośnie kwalifikacji psychologa dla Kroku 3. Warsztaty psychoedukacyjne w RPZ, Część IV.2 Kompetencje/ warunki do realizacji programu, wskazano że warsztaty wykonywać może „psycholog lub psycholog posiadający tytuł specjalisty w dziedzinie psychologii klinicznej”.
Należy przyjąć, że „psycholog” oznacza:
- ukończenie studiów psychologicznych w polskiej szkole wyższej, zakończone uzyskaniem dyplomu z tytułem magistra psychologii,
- lub wykształcenie uzyskane za granicą uznane w Polsce za równorzędne, zakończone uzyskaniem dyplomu z tytułem magistra psychologii,
Ponadto IOK rekomenduje co najmniej roczny staż pracy psychologa w placówce świadczącej usługi zdrowotne pod nadzorem psychologa wykwalifikowanego (posiadającego I lub II stopień specjalizacji z psychologii klinicznej).
Powyższe stanowisko jest zgodne z dokumentem Polskiego Towarzystwa Psychologiczne. „Standardy psychologicznych świadczeń zdrowotnych.
Pytanie 25.
Jeśli nie zgłosi się oczekiwana część pacjentów, czy wtedy nie będzie udzielona płatność za część niezrealizowaną, czy za całość?
Odpowiedź 25:
Przede wszystkim przygotowując założenia projektu dotyczące liczby uczestników Wnioskodawca powinien bardzo wnikliwie rozważyć grupę docelową - jaka liczba osób na obszarze planowanej realizacji projektu może być objęta problemem zdrowotnym, ile osób może korzystać
z podobnych świadczeń rehabilitacyjnych finansowanych z innych źródeł (np. NFZ, ZUS), ile osób może być zainteresowanych udziałem w projekcie, a także przeanalizować potrzeby, oczekiwania i różnego rodzaju bariery uczestnictwa, ryzyka, możliwości dotarcia z informacją o projekcie do potencjalnych uczestników.
W oparciu o powyższe przesłanki, możliwość techniczne i kadrowe, na podstawie własnego doświadczenia Wnioskodawca powinien rozważnie oszacować wielkość grupy docelowej.
W przypadku problemów z rekrutowaniem odpowiedniej ilości pacjentów w trakcie realizacji projektu, po dokonaniu analizy przyczyn, można np. rozszerzyć działania informacyjno-promocyjne, ewentualnie wystąpić do IZ o rozszerzenie obszaru realizacji projektu. Każda sytuacja jest rozważana indywidualnie. Problemy w realizacji projektu są sprawozdawane we wnioskach o płatność. Za realizację projektu odpowiada beneficjent. Analizując takie informacje IZ na podstawie swoich doświadczeń stara się każdorazowo pomagać i konsultować odpowiednie rozwiązania i działania naprawcze.
Jeżeli mimo podjętych działań nie uda się zrekrutować odpowiedniej liczby uczestników, a co za tym idzie wskaźniki nie zostaną osiągnięte w założonej wysokości, IZ jako strona umowy o dofinansowanie, może zastosować wobec Wnioskodawcy regułę proporcjonalności zgodnie z którą kwalifikowalność wydatków w projekcie oceniana jest w odniesieniu do stopnia osiągnięcia założeń merytorycznych określonych we wniosku o dofinansowanie poprzez wskaźniki produktu i rezultatu bezpośredniego. Reguła proporcjonalności jest opisana w paragrafie 6 Umowy o dofinansowanie (Załącznik nr 6 do Regulaminu konkursu) oraz w „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”, Podrozdział 8.8.
Pytanie 26.
Czy porada rehabilitacyjna jest rozliczana stawką jednostkowa? W programie w części budżetowej jest zawarta kwota 140 zł, czy taka może być przyjęta?
Odpowiedź 26:
NIE. W konkursie stosowane są rozliczenia wydatków na podstawie stawek jednostkowych (uproszczona metoda rozliczania wydatków), jak też rozliczenia na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków. Stawkami jednostkowymi rozliczane są wyłącznie 33 zabiegi w ramach Kroku 2. Rehabilitacja z elementami edukacji. Porada rehabilitacyjna, zarówno Krok 1. I porada rehabilitacyjna, jak też Krok 4. II porada rehabilitacyjna (końcowa konsultacja), jest rozliczana na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków. Podane w Załączniku nr 14 do Regulaminu konkursu – „Program rehabilitacji leczniczej dla mieszkańców województwa łódzkiego zakresie chorób grzbietu i kręgosłupa, do których predysponuje lub nasila objawy siedzący charakter pracy” (dalej RPZ) na str. 54, 57 kwoty dla porad –140 zł dla Kroku 1, 140 zł dla Kroku 4 są kwotami maksymalnymi. Są to kwoty z pochodnymi od wynagrodzeń.
W budżecie wniosku o dofinansowanie należy podać kwoty odpowiadające stosowanym w podmiocie leczniczym wnioskodawcy, które co do zasady nie powinny przekraczać maksymalnych kwot uwzględnionych w RPZ. Należy pamiętać, że wydatki na wynagrodzenie personelu projektu są kwalifikowalne pod warunkiem, że ich wysokość odpowiada stawkom faktycznie stosowanym u beneficjenta poza projektami współfinansowanymi z funduszy strukturalnych na analogicznych stanowiskach lub na stanowiskach wymagających analogicznych kwalifikacji (Regulamin konkursu, Podrozdział 3.10; Wytyczne kwalifikowalności , Podrozdział 6.15. pkt 10).
Pytanie 27.
Jak mają być ponoszone wydatki na zapewnienie opieki nad osobą potrzebującą wsparcia w codziennym funkcjonowaniu, którą opiekuje się osoba - czy to ma być refundacja? To samo pytanie odnośnie dojazdu - czy trzeba ten rodzaj wsparcia zapewnić w projekcie? Czy uwzględnienie takich wydatków we wniosku jest wymagane? Z analizy grupy docelowej wynika, ze nie ma takiej potrzeby, jednak aby dochować zgodności z programem myślimy, czy koniecznie jest zawierać te formy wsparcia?
Odpowiedź 27:
Uwzględnienie we wniosku o dofinansowanie kategorii wydatków dotyczących:
- zapewnienia dojazdu niezbędnego dla realizacji usługi zdrowotnej dla uczestników z miejsca zamieszkania do miejsca realizacji usługi zdrowotnej i z powrotem
- zapewnienia opieki nad osobą potrzebującą wsparcia w codziennym funkcjonowaniu, którą opiekuje się osoba korzystająca z usługi zdrowotnej w ramach projektu, w czasie korzystania ze wsparcia.
Nie jest obligatoryjne (wymagane), a brak ich uwzględnienia nie stanowi niezgodności z RPZ. Są to działania fakultatywne związane z barierami dotyczącymi dostępności do świadczeń.
Uwzględnienie ww. kategorii powinno wynikać z analizy potrzeb, problemów i barier dotyczących grupy docelowej. Przygotowując założenia projektu dotyczące liczby uczestników Wnioskodawca powinien bardzo wnikliwie rozważyć grupę docelową, w tym przeanalizować potrzeby, oczekiwania i różnego rodzaju bariery uczestnictwa. Podczas oceny wniosku kwestionowane będzie, gdy w opisie barier grupy docelowej wskazano tego rodzaju bariery, a w budżecie nie uwzględniono wydatków na działania, które mogą im przeciwdziałać.
Jeżeli na podstawie dokonanego rozeznania, doświadczeń nie ma pewności czy takie potrzeby jednak się nie pojawią, IOK rekomenduje zawarcie ww. kategorii dla niewielkiej liczby pacjentów. W tym miejscu warto zaznaczyć, że istnieje możliwość dokonywania zmian w projekcie podczas jego realizacji, w tym przesuwania wydatków (Załącznik nr 6 do Regulaminu konkursu – Wzór umowy o dofinansowanie projektu) § 24 Zmiany w Projekcie.
Wydatki powinny być ponoszone w formie refundacji.
Pytanie 28.
- Jak budować formy wsparcia?
- Z rozmów wynika, ze tylko kilka z tych 33 form będzie przydatnych?
- Czy można zaplanować wszystkie zabiegi, jednakże w zróżnicowanych ilościach? Różne pakiety wsparcia dla różnych pacjentów.
Odpowiedź 28:
- Zadania w projekcie powinny być formułowane zgodnie z krokami przewidzianymi w RPZ.
- W dokumentacji konkursowej określono 33 stawki jednostkowe wraz ze wskaźnikami do rozliczania zabiegów uwzględnionych w RPZ, Krok 2. Rehabilitacja z elementami edukacji (Załącznik nr 15 do Regulaminu konkursu). Aby ułożyć plan rehabilitacji jak najbardziej skutecznej dla każdego z pacjentów Wnioskodawca powinien dysponować pełną pulą zabiegów.
IOK dopuszcza wyjątki w tym zakresie. Z rozeznania Wnioskodawcy na potrzeby przygotowania projektu i jego doświadczenia może wynikać, iż któreś z dostępnych w programie rodzajów zabiegów nie będą wykorzystywane przez pacjentów uczestniczących w projekcie, choć na etapie przygotowania projektu Wnioskodawca nie zna jeszcze swoich potencjalnych pacjentów, specyfiki ich stanu zdrowia i nie może być do końca pewny jakiej konkretnie rehabilitacji będą potrzebować. Wnioskodawca może też wykazać w sposób wiarygodny, że alternatywą o zbliżonej skuteczności do nieoferowanego w projekcie zabiegu jest inny uwzględniony zabieg. Jeśli wnioskodawca będzie mógł uzasadnić wybór tylko niektórych zabiegów może to zaproponować. Musi być to uzasadnione, poparte analizą sytuacji, bądź wiarygodnymi dowodami dotyczącymi skuteczności zabiegów oferowanych zamiast pominiętych.
Natomiast kluczowym jest, aby Wnioskodawca szczegółowo zapoznał się z opisami zawartymi w RPZ, Krok 2, gdzie są kluczowe zapisy określające niezbędne minimum zabiegowe dla pacjentów: Program przewiduje 10 dniowy cykl zabiegów (min. 3 dni zabiegowe w tygodniu), w uzasadnionych - względami medycznymi i koniecznością osiągnięcia celu leczniczego – przypadkach, decyzją lekarza rehabilitacji lub fizjoterapeuty układającego PUL, cykl zabiegów może zostać wydłużony do maksymalnie 15 dni (w Programie przyjęto, że 80% uczestników będzie korzystać z 10 dniowego cyklu, a 20% uczestników z 15-dniowego cyklu). Maksymalnie 5 zabiegów dziennie. Każdy cykl powinien zawierać minimum 5 kinezyterapii indywidualnych dla pacjenta. Maksymalna liczba zabiegów przypadająca na pacjenta nie powinna jednak przekroczyć łącznie 75 zabiegów.
O rodzaju zlecanych zabiegów u poszczególnych pacjentów każdorazowo decyduje fizjoterapeuta kierując się wskazaniami i wytycznymi o jak największej sile dowodowej. Częstotliwość i czas trwania każdego z zabiegów określa fizjoterapeuta. Każda zmiana powinna zostać odnotowana w karcie pacjenta i tym samym powinien zostać zaktualizowany PUL po konsultacji z osobą układającą PUL dla danego pacjenta.
W cyklu rehabilitacji powinny przeważać zabiegi z zakresu kinezyterapii, jako te, dla których wykazano największą skuteczność w rehabilitacji układu mięśniowo-szkieletowego. Powinny one stanowić co najmniej 60% wykonywanych zabiegów. - TAK, można zaplanować wszystkie zabiegi w zróżnicowanych liczbach. Odnośnie różnych pakietów wsparcia dla pacjentów IOK ma świadomość, że rehabilitacja z zasady powinna być zindywidualizowana, dopasowana do oczekiwań, potrzeb i ograniczeń pacjentów. Zgodnie ze wskazaniami Agencji Oceny Technologii Medycznych (AOTMiT) zawartymi w opinii do projektu RPZ „Nawet w obrębie jednej jednostki chorobowej, potrzeby rehabilitacyjne pacjentów różnią się znacznie, dlatego terapia rehabilitacyjna powinna być zindywidualizowana i prowadzona w oparciu o indywidualny plan interwencji, określający cele, typ(y), częstotliwość i intensywność działań, odpowiednich dla szczególnych potrzeb oraz możliwości chorych”.
Pytanie 29.
Czy planowane jest wydłużenie naboru?
Odpowiedź 29.
NIE. IOK nie planuje wydłużenia naboru.
Warto zaznaczyć, że Regulamin konkursu przewiduje możliwość złożenia wniosku po terminie zakończenia naboru w związku z okolicznościami bezpośrednio związanymi z COVID-19. Termin na złożenie wniosku w ramach konkursu przewidziany w Regulaminie konkursu zostanie zachowany, również w przypadku gdy wniosek wpłynie do Departamentu EFS za pomocą generatora wniosków, w ciągu 14 dni po upływie terminu na jego złożenie, zgodnie z art. 8 z dnia 3 kwietnia 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach wspierających realizację programów operacyjnych w związku z wystąpieniem COVID-19. Jednocześnie na wnioskodawcy spoczywa obowiązek wykazania, w załączniku do wniosku, że uchybienie terminowi złożenia wniosku było wynikiem okoliczności bezpośrednio powiązanej z COVID-19. Oznacza to, że wnioskodawca, który składa wniosek po terminie, musi uwiarygodnić i wyjaśnić jaka okoliczność będąca bezpośrednim skutkiem wystąpienia COVID-19 spowodowała, że nie było w jego przypadku możliwe złożenie wniosku o dofinansowanie w pierwotnym terminie. (Regulamin konkursu, Podrozdział 6.2. Miejsce i termin składania wniosków).
Pytanie 30.
Czy założenia RPZ należy rozumieć tak, że kinezyterapia powinna być realizowana przez nie mniej niż 60% z dni cyklu zabiegowego, dla 10 dniowego – przez 6 dni, dla 15 dniowego – 9 dni?
Odpowiedź 30.
NIE. Aby uzyskać wymóg co najmniej 60% należy kierować się łączną liczbą zabiegów dla pacjenta, a nie dniami. Kinezyterapia może być kumulowana w niektórych dniach.
RPZ str. 38-39 przewiduje 10 dniowy cykl zabiegów (min. 3 dni zabiegowe w tygodniu), w uzasadnionych –względami medycznymi i koniecznością osiągnięcia celu leczniczego – przypadkach, decyzją lekarza rehabilitacji lub fizjoterapeuty układającego PUL (Program usprawnienia leczniczego), cykl zabiegów może zostać wydłużony do maksymalnie 15 dni (w Programie przyjęto, że 80% uczestników będzie korzystać z 10 dniowego cyklu, a 20% uczestników z 15-dniowego cyklu). Maksymalnie 5 zabiegów dziennie. Każdy cykl powinien zawierać minimum 5 kinezyterapii indywidualnych dla pacjenta. Maksymalna liczba zabiegów przypadająca na pacjenta nie powinna jednak przekroczyć łącznie 75 zabiegów. W sytuacji wykonywania dziennie liczby zabiegów mniejszej niż 5, udział zabiegów w zakresu kinezyterapii nie może być mniejszy niż 60% wykonywanych zabiegów.