Webinarium 18. Realizacja oraz rozliczanie projektów B+R

Webinarium 18. Realizacja oraz rozliczanie
projektów B+R

Kolejne bezpłatne webinarium z zakresu Funduszy Unijnych za nami.  Dziękujemy, że byliście z nami. Jak zwykle pojawiało się kilka pytań od naszych uczestników, na które odpowiadamy poniżej. Ekspertami odpowiadającymi na pytania widzów byli Justyna Boguszewska i Maciej Lesicki z Centrum Obsługi Przedsiębiorcy w Łodzi, którzy w przejrzysty sposób tłumaczyli jak należy realizować i rozliczać projekty badawczo-rozwojowe. W wywiadzie znajdziecie szczegółowe odpowiedzi na nurtujące Was pytania.

Pełny wywiad w formie zapisu video znajduje się pod tekstem. Zachęcamy do czytania i oglądania!

Jak prawidłowo wydatkować i rozliczyć zaliczkę?

Zasady prawidłowego wydatkowania i rozliczenia zaliczki:

A)    WYODRĘBNIONY RACHUNEK BANKOWY
-    Zaliczka przekazywana jest na wskazany w Umowie o dofinansowanie, wyodrębniony rachunek bankowy. Płatności ze środków zaliczki należy dokonywać bezpośrednio z tego rachunku, tj. nie należy dokonywać ich transferu na bieżący rachunek przedsiębiorstwa.
-    W przypadku oprocentowania rachunku bankowego, na który przekazywana jest zaliczka, odsetki bankowe narosłe od środków przekazanych w formie zaliczki podlegają zwrotowi
do Centrum Obsługi Przedsiębiorcy (nie dotyczy jednostek samorządu terytorialnego).
-    Każdy z realizowanych projektów powinien posiadać indywidualny wyodrębniony rachunek bankowy.

B)    WYDATKOWANIE ZALICZKI
-    Zaliczka może być wydatkowana wyłącznie na pokrycie bezpośrednich wydatków kwalifikowalnych projektu, poniesionych po dniu jej otrzymania. Koszty pośrednie podlegają jedynie refundacji.
-    Dokonując płatności ze środków z zaliczki Beneficjent zobowiązany jest do zapewnienia na rachunku środków własnych, koniecznych do uzupełnienia wkładu prywatnego, tj. różnicy pomiędzy kwotą dokumentu brutto a kwotą dofinansowania (z zaliczki można opłacić jedynie część należności w wysokości dofinansowania danego dokumentu księgowego).
Przykład:
•    wartość brutto faktury 123 000,00 PLN
•    wartość netto faktury 100 000,00 PLN = kwota wydatków kwalifikowalnych
•    dofinansowanie określone w umowie – 50% z zaliczki można opłacić kwotę 50 000,00 PLN, pozostała część, tj. 73 000,00 PLN – środki własne (wkład prywatny) Beneficjenta uzupełniane na konto projektowe przed zapłatą dla kontrahenta,
a następnie jednym przelewem następuje zapłata z konta projektowego za fakturę
w wysokości 123 000,00 PLN
-    Beneficjent obligatoryjnie musi zapewnić na rachunku środki na pokrycie opłat bankowych, prowizji i innych kosztów, związanych z prowadzeniem rachunku, które to środki powinny znajdować się na rachunku Beneficjenta w momencie obciążenia go wskazanymi powyżej kosztami.
-    Beneficjent nie może fizycznie wypłacić z konta środków z zaliczki (np. w celu zakupu waluty obcej).

C)    ROZLICZENIE ZALICZKI
-    Zaliczkę należy rozliczyć w terminie 60 dni od daty jej otrzymania (tj. od dnia następnego
po dacie wpływu na konto Beneficjenta). Nierozliczenie zaliczki w terminie skutkuje naliczeniem odsetek jak dla zaległości podatkowych.
-    Rozliczenie zaliczki polega na wykazaniu poniesionych wydatków kwalifikowalnych
we wniosku o płatność i/lub zwrocie zaliczki/niewykorzystanej części zaliczki na rachunek Centrum Obsługi Przedsiębiorcy (dla I Osi priorytetowej: 64 1240 3073 1111 0010 6554 1877, dla II Osi priorytetowej: 68 1240 3073 1111 0010 6554 2193).
-    Do rozliczenia zaliczki należy przedłożyć dokumenty księgowe w pełni opłacone (w przypadku wynagrodzeń – wszystkie elementy naliczone na liście płac).
-    Do rozliczenia zaliczki nie można przedstawić wydatków poniesionych po złożeniu wniosku rozliczającego zaliczkę.
-    W uzasadnionych przypadkach, na wniosek Beneficjenta, IP RPO WŁ może wyrazić zgodę na wydłużenie terminu na rozliczenie zaliczki. Wniosek taki należy obligatoryjnie złożyć przed upływem pierwotnego terminu rozliczenia zaliczki.

D)    NIEPRAWIDŁOWOŚCI
-    Nieprawidłowość stanowi:
•    wydatkowanie zaliczki na cele niezwiązane z projektem (np. bieżące funkcjonowanie przedsiębiorstwa, opłaty i prowizje bankowe, wydatki niekwalifikowalne);
•    nieterminowe rozliczenie zaliczki.
-    Wystąpienie nieprawidłowości w sposobie wydatkowania zaliczki skutkuje koniecznością zwrotu nieprawidłowo wydatkowanych środków wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych. Odsetki nalicza się od kwoty nieprawidłowo wydatkowanej za okres od momentu otrzymania zaliczki do momentu dokonania zwrotu lub złożenia do IP RPO WŁ zgody na pomniejszenie kolejnych płatności.
-    Nieterminowe rozliczenie zaliczki skutkuje koniecznością naliczenia odsetek od kwoty zaliczki nieterminowo rozliczonej za okres od momentu otrzymania zaliczki do momentu jej rozliczenia.

E)    NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY
-    Brak środków własnych na rachunku – zaleca się, aby na moment otrzymania zaliczki zasilić rachunek środkami własnymi Beneficjenta w wysokości wystarczającej na pokrycie ewentualnych opłat i prowizji bankowych oraz zasilać rachunek każdorazowo przed dokonaniem płatności na cele związane z projektem środkami w wysokości nie mniejszej niż wysokość wkładu prywatnego (wkład własny stanowiący uzupełnienie wydatków kwalifikowalnych oraz wydatki niekwalifikowalne – w tym w szczególności VAT) dla opłacanego dokumentu księgowego.
-    Transfer otrzymanej zaliczki na bieżący rachunek przedsiębiorstwa z uruchomionym debetem/limitem kredytowym – wpływ zaliczki na konto z ujemnym saldem każdorazowo stanowi nieprawidłowość i skutkuje koniecznością zwrotu kwoty w wysokości ujemnego salda wraz z odsetkami.
-    Dokonywanie z konta projektowego płatności niezwiązanych z realizacją projektu – Beneficjent ma obowiązek wyodrębnienia rachunku wyłącznie na potrzeby realizacji projektu, tj. wyłącznie do obsługi płatności z tytułu wydatków uwzględnionych we wniosku o dofinansowanie. Płatności niezwiązane z projektem, dokonane ze środków zaliczki, każdorazowo stanowią nieprawidłowość.
-    Nieterminowe rozliczenie zaliczki - zarówno nieterminowy zwrot niewykorzystanej (części) zaliczki, jak i nieterminowe złożenie wniosku rozliczającego zaliczkę stanowi nieprawidłowość. W przypadku wystąpienia okoliczności uniemożliwiającej terminowe rozliczenie zaliczki należy odpowiednio wcześniej wystąpić z uzasadnionym wnioskiem o wydłużenie terminu na jej rozliczenie.

F)    WYDATKOWANIE ZALICZKI NA PŁATNOŚCI ZA FAKTURY W WALUCIE OBCEJ
Biorąc pod uwagę powyższe zapisy rekomenduje się następujący sposób postępowania w przypadku wydatkowania zaliczki na płatności za faktury w walucie obcej:
a)    Opłacenie po otrzymaniu zaliczki pełnej kwoty wynikającej z dokumentu księgowego z firmowego konta walutowego z własnych środków (zaliczka pozostaje cały czas na koncie projektowym).
b)    Ustalenie przysługującego dofinansowania w ramach rozliczenia otrzymanej zaliczki (m.in. przeliczenie faktur na PLN zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości).
c)    Zlecenie przelewu z otrzymanej zaliczki w kwocie odpowiadającej dofinansowaniu na bieżące konto Beneficjenta.
 

Czy jest szansa otrzymania środków na budowę samochodu osobowego posiadając już pewne zaplecze techniczne?

Z uwagi na zbyt wysoki poziom ogólności zadanego pytania, trudno w tym momencie udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Aktualne ogłoszenia o organizowanych naborach wniosków o dofinansowanie są dostępne na stronie internetowej Centrum Obsługi Przedsiębiorcy, gdzie Beneficjent będzie mógł zweryfikować czy pomysł na projekt wpisuje się w założenia danego konkursu. Przykładowo w ramach poddziałania I.2.2: Projekty B+R przedsiębiorstw, Beneficjent ma możliwość przeprowadzenia eksperymentalnych prac rozwojowych służących opracowaniu nowego lub znacząco udoskonalonego produktu (wyrobu lub usługi) lub procesu. W wyniku realizacji projektu powinien zostać osiągnięty etap zaawansowania innowacyjnego rozwiązania (produktu, procesu), pozwalający na jego urynkowienie.

Czy jest możliwe przesunięcie terminu zakończenia projektu?

Jest możliwe przesunięcie terminu zakończenia projektu. Pamiętajmy jednak, iż o zmiany możemy wnioskować w okresie realizacji projektu, a wniosek o zmiany należy poprzeć odpowiednimi argumentami.

Czy duże przedsiębiorstwa mają szansę na uzyskanie dofinansowania ?

Duże przedsiębiorstwa mogą uzyskać dofinansowanie w ramach konkursów organizowanych przez Centrum Obsługi Przedsiębiorcy, jednakże szczegółowe warunki uczestnictwa tego typu przedsiębiorstw zostały określone 
w regulaminach konkursu.

Jak rozliczamy wydatki ponoszone przez wykonawcę będącego pracownikiem naukowo-badawczym (umowa cywilno-prawna os. fizyczną)? Czy na podstawie faktur/rachunków potwierdzających wydatek wykonawcy czy na podstawie rachunku wystawionego przez samego wykonawcę?

W przypadku wykonawcy będącego pracownikiem naukowo – badawczym dokumentem wskazującym na poniesienie wydatku może być:
-    rachunek (jeżeli wystawcą jest osoba nieprowadząca działalności gospodarczej)
-    faktura (w przypadku kiedy wykonana usługa została zrealizowana w ramach prowadzonej działalności gospodarczej)
Jeżeli natomiast usługa badawcza została zrealizowana przez pracownika naukowego w ramach stosunku pracy, wówczas dokumentem potwierdzającym wydatek może być lista płac wystawiona przez pracodawcę.
 

Uwaga. Pełny zapis transmisji z webinarium obejrzycie tutaj:
LINK: https://www.youtube.com/watch?v=Ahpv0kXQBvU
 

Zainteresował Cię ten wpis? Podziel się wiadomościami: